SOCIAL TASK

Samen in de keten! Werken met een productcontract

Foto: Pierre Vullings (TASK).

Door: Daan Bardie | E-mail: daanbardie@task.nl | Geschatte leestijd: 7 minuten

In 2017 heeft TASK, met ondersteuning van Lievense, ingeschreven op een aanbesteding van Rijkswaterstaat (RWS) om advisering van Contractmanagement productmatig uit te voeren. Dit betreft een pilot, aangezien contractadvies niet eerder is uitgevraagd in productvorm van deze omvang. Deze pilot vindt plaats voor het cluster ZN-A-Wegen. Hier worden de onderhoudscontracten voor snelwegen in Zuid-Nederland voorbereid en uitgevoerd. Begin 2018 is deze pilot gegund aan TASK en inmiddels is het contract al twee keer met een jaar verlengd. In een interview vragen we Pierre Vullings (TASK), projectconsultant in deze opgave, naar de successen van het productcontract.

Een pilot op het gebied van productmatig leveren van contractadvies, nieuw voor beide partijen, hoe verloopt de samenwerking tot nu toe?

“Na een periode van aftasten met Rijkswaterstaat omtrent de verwachtingen over de te leveren producten, was er al snel sprake van een goede samenwerking. We wisten elkaar snel te vinden en het was fijn om te ervaren dat wij als TASK de vrijheid kregen om zelf de invulling van de productlevering vorm te geven. Uiteraard alles in overleg met Rijkswaterstaat waardoor wij als TASK ook het vertrouwen hebben gekregen. De afgelopen twee jaar heeft de samenwerking tussen TASK en Rijkswaterstaat er toe geleid dat wij als projectconsultants echt fysiek deel uitmaken van de teams binnen het cluster waarmee ook invulling wordt gegeven aan de missie en visie binnen het cluster: Samen in de keten! En dat RWS blij is met de manier van samenwerken blijkt uit de scores die wij ontvangen bij de periodieke prestatiemetingen.”

Goed om te horen. Toch waren er voor aanvang van het contract zorgen bij RWS over de flexibiliteit van een productcontract: "je krijgt wat je vraagt". Hoe heb jij dat ervaren?

“Zoals ik net al aangaf was het voor ons als projectconsultant in het begin aftasten wat nu “de vraag achter de vraag” was. Wanneer voldoet een advies aan de behoefte van de klant en wanneer is een advies een advies? Hoe moet dit worden aangeleverd en hoe gaan wij dit aantoonbaar maken? Om hier achter te komen zijn wij het eerste half jaar continu in gesprek geweest met RWS en zijn producten tussentijds gezamenlijk geëvalueerd. Hierbij was RWS ook bereid om mee te denken om dit op een zo efficiënt mogelijke wijze in te vullen zodat beide partijen een werkbaar proces konden toepassen. In theorie zou elke productvraag of productspecificatie SMART moeten zijn omschreven. In de praktijk bleek echter al snel dat de ‘SMART-heid’ bij sommige productvragen, zoals beschreven in het contract, niet altijd eenduidig was. De gesprekken en tussentijdse evaluaties hebben er toe geleid dat de verwachtingen rondom elk te leveren product voor beide partijen gelijk zijn.”

Bij de opdrachtgever hebben ze laten vallen dat ze geen verschil meer merken tussen inhuur en een product, hoe pak je dat aan?

“Bij het projectteam van RWS-ZN vindt men het belangrijk dat iedereen deel uitmaakt van het team. We kunnen hier alleen aan tegemoet komen door ook zichtbaar bij het team aanwezig te zijn op de werklocatie. Onder ons motto: “Producten werken niet samen, maar mensen wel!”, geven wij hier als TASK invulling aan. Daarom is iedere projectconsultant ook meerdere dagen per week op de projectlocatie aanwezig om aanspreekbaar te zijn voor de projectteamleden en natuurlijk deel te nemen aan de diverse overleggen. Dus geen producten leveren ‘op afstand’ maar fysiek aanwezig zijn bij de klant.
Toch is er een groot verschil tussen losse inhuur en het leveren van producten door één TASK-team. Wij werken binnen TASK met 1 kernteam binnen het productcontract waarbij er continue aandacht is voor uniformiteit. Ideeën om bijvoorbeeld processen te stroomlijnen en waar nodig te verbeteren worden besproken en gedeeld met Rijkswaterstaat. Indien Rijkswaterstaat onze ideeën wil doorvoeren weten wij dit ook te faciliteren. In geval van ‘losse inhuur’ zou dit denk ik minder snel worden geïnitieerd.”

De tekst gaat verder onder de foto.

Foto: Onlangs werd de tweede verlenging van het contract gevierd op het kantoor van TASK.

Wat zijn volgens jou de voordelen van een productcontract t.o.v. een inhuurcontract?

“De missie en visie van TASK is er op gericht dat projectconsultants leuk werk moeten hebben, zelfstandig moeten kunnen adviseren en de klant moet kunnen voorzien in de behoefte. Een productcontract leent zich hier perfect voor, zeker wanneer de wederzijdse verwachtingen helder en éénduidig zijn. Dan kan de projectconsultant optimaal functioneren in lijn met de missie en visie van TASK.
Voor Rijkswaterstaat is de verrekening in producten in plaats van uren een voordeel. Het maakt in principe niet uit hoeveel tijd aan een product wordt besteed. Men vraagt immers het product. Op deze manier weet Rijkswaterstaat precies waar ze aan toe zijn. Daarnaast zijn productcontracten voor de marktpartijen interessant omdat er efficiencywinst gehaald kan worden. Dit bereik je door producten zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Daarnaast biedt een productcontract het voordeel om bij pieken in de uitvragen extra capaciteit in te zetten om aan de vraag van de klant te voldoen. Vergeleken met inhuurcontracten is er voor TASK wel een grotere administratieve belasting in verband met de aantoonbaarheid van de geleverde producten.”

Hoe is het voor een consultant om te werken voor een productcontract in vergelijking tot een standaard inhuurcontract?

“Wat een productcontract voor mij interessant maakt, is de trigger om de producten zo efficiënt mogelijk te leveren. Op zoek blijven naar combinaties van informatie die relevant zijn voor een product. Dit kan alleen als je “in het project” zit, letterlijk en figuurlijk! Daar zit bij mij wel de uitdaging. Niet alleen om RWS zo optimaal mogelijk te bedienen met producten om de in uitvoering zijnde contracten te beheersen, maar ook om voor TASK een zo efficiënt mogelijke werkwijze te creëren die gebruikt kan worden bij nieuwe productcontracten. Werken met een productcontract voor contractadvisering is immers uniek binnen Nederland.”

Rijkswaterstaat vindt het belangrijk dat TASK zelf producten initieert, hoe pak je dat aan?

“Het “zelf initiëren” van producten gebeurt op twee manieren. Allereerst zijn er producten die periodiek terugkomen, zoals advies rondom PV-verzoeken, managementrapportages, projectdashboards, etcetera. Hierbij vindt RWS het belangrijk dat deze producten door TASK tijdig worden opgepakt. Daarom is het van belang om deze producten in te plannen en dit als consultant te bewaken. Ik zie dit als het verlenen van een stukje service. Daarnaast komt het ook wel eens voor dat ik een idee heb over een “nieuw” product dat eerder niet specifiek is gevraagd door RWS. Zo’n idee bespreek ik dan met RWS, waarbij ik de toegevoegde waarde van het product toelicht. Elk product moet immers bijdragen aan de beheersing van het in uitvoering zijnde onderhoudscontract. Dit is voor mij een voorwaarde. RWS staat hier voor open en heeft de meeste suggesties tot nu toe gehonoreerd. Hoe mooi is het dan als zo’n voorstel uniform toegepast wordt binnen het gehele cluster?”

TASK bedacht de slogan "Producten werken niet samen, mensen wel", hoe komt dat tot uiting in de samenwerking?

“Dit komt voortdurend tot uiting. Deze slogan wordt heel vaak genoemd. Soms gekscherend, maar bijvoorbeeld de Contractmanager van het Cluster, ook van het Productcontract, verkondigt deze slogan vaak binnen RWS met de link naar TASK. Dan werkt de slogan dus wel! Ik zie het als een mooi visitekaartje van TASK.”

Wat zijn de grootste uitdagingen in het huidige productcontract?

“In het tweede jaar is de vraag van RWS voor productleveringen enorm toegenomen. Hierdoor is het team van TASK aanzienlijk gegroeid. Het inwerken en de aansturing van nieuwe mensen brengt wel een uitdaging met zich mee. Het is makkelijker om met de aanvankelijke drie contractconsultants het aangenomen Plan van Aanpak uit te voeren. Daar komt ook bij kijken dat we in ons Plan van Aanpak veel waarde hechten aan de kwaliteit van de te leveren producten. Het is belangrijk om de kwaliteit niet te laten lijden onder de toenemende vraag van RWS. Wij hebben ervaren dat het de nodige aandacht vraagt om continu aan de gevraagde en de toegezegde kwaliteitsstandaard te voldoen, terwijl het moeilijk is om “Nee” te zeggen tegen een vraag van de klant. Meer producten leveren is natuurlijk mooi voor TASK maar er moet een gezonde balans aanwezig blijven tussen de kwaliteit en de omzet-groei. Doordat wij als TASK hierover open en transparant hebben gecommuniceerd met Rijkswaterstaat is er ook begrip ontstaan. Dit is voor ons als TASK de winst van de goede samenwerking met Rijkswaterstaat.”

De tekst gaat verder onder de foto.

Foto: het team van Rijkswaterstaat en de opdrachtnemer Gebroeders van der Lee tijdens een bezoek aan het projectgebied.

Wat zou er volgens jou nog verbeterd kunnen worden in de samenwerking?

“De samenwerking binnen de teams van de 3 percelen is uitstekend. Als ik iets zou moeten benoemen wat kan verbeteren dan is het de aandacht voor uniformiteit binnen de drie percelen van het cluster ZN-A-Wegen. Ieder perceel heeft een eigen Contractmanager met zijn eigen wensen. Hierdoor komt het voor dat ieder perceel de werkzaamheden op eigen wijze uitvoert. Dit hoeft natuurlijk geen probleem te zijn, maar ik ben van mening dat daar nog voor beide partijen winst is te behalen. Als wij er met Rijkswaterstaat samen voor zorgen dat de uniformiteit wordt verbeterd dan kunnen wij Rijkswaterstaat naar mijn mening nog beter faciliteren binnen de productleveringen.” Daarbij ben ik er van overtuigd dat wij een werkwijze hebben ontwikkeld die ook van toegevoegde waarde kan zijn bij andere clusters binnen Rijkswaterstaat!”

We zijn nu bijna twee jaar verder, wat zijn de grootste leermomenten geweest?

“Op dit moment is ons grootste aandachtspunt: ‘Stick to the plan’. Door de groei van het team kan het voorkomen dat de aandacht voor het plan dat van tevoren is bedacht verslapt. We hebben geleerd dat het ‘verstandig is om de werkzaamheden regelmatig te evalueren en de reflecteren aan ons plan. Mocht het nodig zijn om ons plan hiervoor bij te stellen dan zullen wij dit niet laten, want wij werken continu aan verbetering van ons proces. Uiteraard altijd in overleg met onze klant Rijkswaterstaat.”

En welke successen hebben jullie geboekt?

“Rijkswaterstaat is enorm tevreden over TASK en met name om de betrouwbaarheid. Dit komt tot uiting in de periodieke prestatiemetingen waarin onze inzet in het tweede jaar minimaal met een 9 is gewaardeerd. RWS wordt ontzorgd en kan op basis van de producten de in uitvoering zijnde contracten beheersen. De tevreden opdrachtgever is voor mij het grootste succes.”

Ik wil je graag nog twee stellingen voorleggen. De eerste luidt: “Werken op productbasis is de toekomst”

“Ja, hier ben ik het mee eens. Werken op productbasis heeft zeker de toekomst binnen Rijkswaterstaat, omdat ze de inhuur landelijk móeten terugdringen. Daarom is RWS ook op zoek naar nieuwe samenwerkingsvormen. Deze trend is al ingezet toen ik drie jaar geleden zelf nog als Rijksambtenaar werkzaam was binnen RWS. Mijn verwachting is dat deze trend wordt voortgezet. Het is alleen de vraag of de huidige contractvorm op het gebied van Advisering Contractmanagement in deze vorm blijft bestaan. Zoals het contract nu is opgesteld, kan RWS gebruikmaken van een hele uitgebreide lijst met producten (ca 35), terwijl maar 20% hiervan wordt uitgevraagd. Wellicht wordt de lijst in de toekomst ingekort door RWS. Wij helpen Rijkswaterstaat graag bij deze ontwikkeling.”

De andere stelling die ik je wil voorleggen luidt: “Werken op productbasis staat een productieve samenwerking in de weg”

“Nee, ik denk het tegenovergestelde. Werken op productbasis draagt juist bij aan een productieve samenwerking! Als marktpartij loont het om zo effectief mogelijk je werk te doen. Als consultant ben je primair bezig met het leveren van producten die écht bijdragen aan de doelstellingen van het project. Maar uren waarin je als consultant niet aan producten werkt, kun je weer besteden aan andere zaken. Bijvoorbeeld een koffiepraatje met de contractmanager, teamleden, de toetscoördinator of bijvoorbeeld collega’s van team projectbeheersing. Zo kun je de gang van zaken bespreken en kijken waar de gezamenlijke processen nog kunnen worden geoptimaliseerd. Hier profiteert de opdrachtgever ook van en op deze manier creëer je een win-win situatie voor zowel de klant als de opdrachtnemer van een productcontract. Voorwaarde is overigens dat de werkzaamheden op locatie van opdrachtgever samen met het team plaatsvinden. In theorie kunnen alle producten “op afstand” worden geleverd, maar de vraag is dan of deze manier van samenwerken voldoet aan de verwachting van de klant. Echter de extra flexibiliteit die wij krijgen door deze manier van werken vinden wij wel prettig. Wij als TASK vinden het vanzelfsprekend dat de samenwerking het beste is als je ook zichtbaar aanwezig bent. Producten werken immers niet samen, maar de mensen wel!”

Team Contractmanagement

Pierre maakt deel uit van het team contractmanagement binnen TASK en wordt projectmatig ingezet als contractadviseur / contractmanager op projecten aan opdrachtgeverszijde.

Wil je meer te weten komen over Pierre zijn ervaringen bij Rijkswaterstaat of zou je meer willen weten over de organisatie TASK?

Neem gerust contact met ons op.


Bron:Publicatiedatum: 25 maart 2020
Aanmelden TASK Nieuwsbrief
Meer info? Kom in contact
Meer informatie?

Neem dan contact met ons op!

T   030-2819300
E   info@task.nl

Top