Nieuwe vormen van samenwerking in de V&R-opgave

Foto: Renovatie aan de uitwateringssluis te Waalwijk in 1988 (https://beeldbank.rws.nl, Rijkswaterstaat / Rens Jacobs)

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is niet stil blijven zitten na de wake-up call over de slechte staat van onderhoud van de Merwedebrug in 2016. Het budget voor de vervanging en renovatie van honderden oudere bruggen, tunnels, sluizen en wegen die in de jaren vijftig en zestig zijn gebouwd is meer dan verdubbeld. Er zijn honderden miljoenen euro’s extra beschikbaar om de Vervanging en Renovatie (V&R)-opgave te kunnen realiseren. Maar kan deze opgave worden gerealiseerd als opdrachtgevers en opdrachtnemers op dezelfde wijze blijven samenwerken?

Dit is het tweede artikel van onze artikelenreeks over de V&R-opgave. Lees ook ons eerste artikel terug: “De enorme uitdaging van de V&R-opgave”.

Grote kansen en nieuwe mogelijkheden

Rijkswaterstaat stelt daarom een hulpvraag aan ons, de markt. Het is belangrijk dat de markt zijn verantwoordelijkheid pakt. “Er liggen grote kansen voor opdrachtgevers in de infra, die consultancybureaus niet zien als leverancier van capaciteit, maar juist als samenwerkingspartner in de V&R-opgave. Nieuwe mogelijkheden voor marktpartijen én opdrachtgevers, die over hun schaduw heen durven te stappen. Ik zou willen zeggen: Daag ons uit, zodat we kunnen laten zien wat we in huis hebben.”, aldus Patrick Soons, businessmanager contractmanagement en tevens de accountmanager RWS bij TASK. De manier waarop opdrachtgevers meestal expertise inhuren bij marktpartijen is vooral bindend en beperkend. Want het moet immers duidelijk zijn welke adviseur aan boord van het projectteam komt, wat er geleverd moet worden en wat er getoetst en geverifieerd moet worden. Dit is natuurlijk vooral bedoeld om zekerheden te borgen en risico’s te beperken in het project.

Maar waarom zou je ingehuurde experts aan de voorkant precies vertellen wat zij moeten doen? Is het niet zo dat deze expert juist ingehuurd wordt om zijn expertise optimaal in te zetten? Omdat je vooraf nog niet exact weet wat je wilt gaan krijgen en wat daarvoor nodig is. Juist dát moet nog worden onderzocht. Dus hoe kan je dan exact uitvragen? Krijgt de expert in de huidige vormen van samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wel voldoende ruimte? Het gaat om de procesaanpak en de oplossingsrichting die je in gang wilt zetten. Steve Jobs van Apple zei het al: “It doesn’t make sense to hire smart people and tell them what to do; we hire smart people, so they can tell us what to do.”Het is daarom essentieel dat Rijkswaterstaat de markt als sparring partner ziet in het tackelen van deze omvangrijke opdracht. Door samen in te zetten op innovatie van samenwerkingsvormen in projectmanagement.

Een grote sprong vooruit

Wij zien opdrachtgevers en opdrachtnemers worstelen met vragen als: Hoe gaan de opdrachtgevers die sprong vooruit in onderlinge samenwerking mogelijk maken? Hoe zorgt de markt voor een polsstok om ver genoeg te kunnen springen? Hoe springen marktpartijen in op de inhuurbehoefte aan procesadviseurs, die weten hoe je deze integrale benadering van de V&R-opgave vorm en inhoud geeft? Hoe gaan we om met de beperkte beschikbaarheid van adviseurs in de markt? Het is belangrijk onderscheid te maken tussen de inhoudelijke – technische – uitdaging enerzijds en de organisatorische uitdaging en procesmatige aanpak anderzijds. Technisch gezien kunnen honderd vervangingsprojecten min of meer dezelfde uitdaging geven. Maar de onderlinge verbondenheid van de wegen en kunstwerken binnen het verkeerssysteem maakt, dat er in de organisatie een extra opdracht in beeld komt, namelijk de integrale aanpak van al die tientallen V&R-projecten. Werkzaamheden op de ene weg betekenen immers een extra belasting op de andere weg. Deze integraliteit vergroot de noodzaak om voorál procesmatig een grote sprong vooruit te maken.

Samenwerking op basis van resultaat

Wanneer opdrachtgevers op een juiste manier de uitvragen formuleren ontstaat er nieuwe ruimte voor marktpartijen om de opdrachtgever maximaal te ontzorgen. Ruimte die uitdaagt om innovatief te zijn. Slim uitvragen levert de beste resultaten op. Dat betekent dus dat er niet per se capaciteit van experts uitgevraagd moet worden aan de markt, maar eerder de behoefte aan een oplossing, een resultaat.Het inzetten van de adviseurs en procesmanagers met het juiste niveau is dan de verantwoordelijkheid van het consultancy bureau. Soms is de inzet van een junior of medior voldoende; op een ander moment schuift de senior consultant naar voren. En kijkt de junior ondertussen over zijn/haar schouder mee. Op deze manier wordt de beperkte capaciteit van adviseurs optimaal benut. Als bijvangst ontstaat in de markt én binnen de projectorganisatie van de opdrachtgever een pool van experts, die elkaar ondersteunen, versterken en verder ontwikkelen.De omvang van de V&R-opgave vergt een uitzonderlijk organiserend vermogen in de processen van de projectteams. Een nieuwe manier van projectmanagement in de IPM-teams. Wij noemen dit next level procesmanagement. De omvang van de V&R-opgave maakt deze nieuwe vormen van samenwerking absoluut noodzakelijk.