SOCIAL TASK

Met deze 6 tips maak je hybride werken in projecten een succes

Gelukkig is corona inmiddels in het dagelijks leven zo goed als verdwenen. Toch ziet de wereld er nu heel anders uit dan eerst. Hybride werken heeft zijn intrede gedaan en is nu meer dan ooit de norm geworden. Dit brengt weer hele nieuwe uitdagingen met zich mee, bijvoorbeeld in projecten. Hoe ga je daar goed mee om? Met deze 6 tips helpen we je op weg.


1. Duidelijkheid vanaf het begin


Voor iedereen is de komende tijd onzeker en niemand weet precies hoe het nu verder gaat. Iedereen heeft daarin zo zijn eigen voorkeuren en ideeën. Vaak willen nieuwe medewerkers bijvoorbeeld graag echt contact met collega’s, terwijl voor anderen de voordelen van thuiswerken misschien weer zwaarder wegen. Sta hier dus bewust bij stil aan het begin van een project. Wil men elkaar weer vaak live zien of is er veel tijdswinst te boeken met thuiswerken? En hoe sta je tegenover hybride vergaderen? Stem af wat er leeft onder de betrokkenen en maak heldere afspraken over wanneer en hoe vaak er fysiek samengewerkt wordt en wanneer digitaal. Maak ook keuzes over de vorm van vergaderen. Zijn er voldoende faciliteiten voor hybride overleg? Is dat te doen met het aantal deelnemers en met de onderwerpen? Spreek af hoe je deze vergaderingen inricht. Dit haalt twijfels weg en zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Zorg er vervolgens ook voor dat men zich aan de afspraken houdt en dat fysiek ook echt fysiek is als dat nodig is. Doordat we gewend zijn geraakt aan de digitale mogelijkheden is het namelijk ook makkelijker geworden om toch te beslissen dat je wel even online kan aanhaken, maar dat doet het saamhorigheidsgevoel geen goeds. Als de balans tussen fysiek en digitaal goed is, zal er ook voldoende bereidheid zijn.

2. Zorg dat je techniek op orde is


Na twee jaar thuiswerken lijkt het misschien een open deur, maar toch gaat het nog vaak fout. Zeker met de intrede van hybride vergaderen, waarbij allerlei nieuwe technieken nodig zijn. Een goede eerste indruk is het halve werk. Als dan tijdens de vergadering nog gecheckt moet worden of de deelnemers thuis alles wel kunnen volgen en of de microfoons en luidsprekers werken, ben je de helft al kwijt. Met het vele thuiswerken hebben we ook gemerkt dat de aandacht makkelijk verslapt als je de hele dag via een scherm praat. Zorg er dus van tevoren voor dat alles goed werkt en test dit ook. Reserveer een zaal met goede faciliteiten en bel bijvoorbeeld eerst even in vanaf een andere ruimte. Op die manier weet je zeker dat alles werkt.

3. Aandacht voor de thuisblijvers


Als alle systemen werken, kan de vergadering van start gaan. Dan is het nog wel van belang dat iedereen aangehaakt blijft. Tijdens een hybride vergadering is het heel makkelijk voor de fysiek aanwezigen om met elkaar in gesprek te raken en hierbij wordt het scherm snel uit het oog verloren. Vanuit huis is het dan lastig om in te breken. Zorg dus dat er voldoende regie wordt uitgevoerd op de betrokkenheid van alle deelnemers en verdeel de aandacht zoveel mogelijk gelijk. Het kan hierbij helpen om een specifiek iemand de taak te geven om het scherm in de gaten te houden en bijvoorbeeld bij handjes of reacties in de chat het gesprek richting het scherm te begeleiden. Mensen thuis moeten niet de indruk krijgen dat ze slechts toeschouwer zijn, dan hebben zij geen inbreng meer en zullen ze hun aandacht verliezen.

4. Waar en wanneer echt fysiek


Sta bij de afweging over wanneer je allemaal fysiek bij elkaar komt bewust stil bij wat je dan gaat doen. Zorg ervoor dat het ook echt de moeite waard is om elkaar live te ontmoeten en benut dat moment met de dingen die je online niet kan doen. Een voorbeeld is het gebruik van projectkaarten of brainstormen met behulp van tekeningen in de ontwerpfase. Fysiek kan dit met grote vellen papier waarop iedereen tegelijk kan werken. Dit is lastig na te bootsen op een scherm. Of denk aan het laten zien van ontwerpen aan bewoners; de situatie is beter uit te leggen aan de hand van een kaart of tekening en zij kunnen zo makkelijker meepraten. Maar denk ook aan de locatie. Spreek je gewoon op kantoor af, of maak je er iets bijzonders van en ga je bijvoorbeeld naar een projectlocatie? Door een rondleiding of andere gelegenheid aan de fysieke bijeenkomst te koppelen, gaan mensen het echt zien als ‘uitje’. Uiteraard heeft ook online afspreken weer voordelen. Zo is het delen van een document via schermdelen handiger en er zijn meer mogelijkheden om te sturen in een informatieavond, bijvoorbeeld door het gebruik van MentiMeter of de chat voor reacties. Door steeds goed de kwaliteiten te benutten van het fysiek bij elkaar komen zorg je ervoor dat men het ook de moeite waard vind om te reizen naar locatie.

5. Blijf monitoren


De afgelopen tijd is de mening over thuiswerken continue veranderd. Waar in het begin van de coronacrisis iedereen nog dacht dat thuiswerken nooit goed zou gaan, wilden we al snel niets anders meer. Toch klonk na niet al te lange tijd ook alweer de roep om elkaar in het echt te ontmoeten en wilde men terug naar kantoor, al dan niet gedeeltelijk. Ook gedurende een meerjarig project is het aannemelijk dat de houding van betrokkenen over thuiswerken fluctueert. Check dan ook regelmatig binnen het projectteam of zij nog achter de afspraken van het begin van het project staan. Misschien leeft er inmiddels de behoefte om elkaar wat vaker te zien, of wordt het nut van elkaar steeds ontmoeten juist minder. Denk daarbij ook aan de ontwikkelingen op het gebied van nieuwe maatregelen, die natuurlijk altijd nog kunnen plaatsvinden. Hou er echter wel rekening mee dat je veranderingen niet alleen dan doorvoert.

6. Hou het leuk!


Tot slot misschien wel de belangrijkste tip voor ieder project: zorg vooral dat het leuk blijft voor iedereen! Vooral in projecten waarbij veel op afstand gewerkt wordt haken mensen weleens af of verminderd de motivatie, bijvoorbeeld omdat ze zich niet meer echt betrokken voelen. Spreek daarom ook eens af zonder project gerelateerde reden en organiseer een borrel of een lunch, zodat iedereen elkaar weer eens spreekt zonder scherm of inhoudelijke vergadering. De informele momentjes bij de koffieautomaat verdwijnen immers ook met thuiswerken. Digitaal kan een niet-inhoudelijk koffiemomentje op zijn tijd ook zeker bevorderlijk zijn voor de sfeer binnen een project.

Al met al zijn er dus nog aardig wat uitdagingen die komen kijken bij het hybride werken in projecten, maar hopelijk helpen deze 6 tips je op weg. Natuurlijk zijn er ook veel voordelen aan het hybride werken en biedt het nieuwe mogelijkheden, dus maak er vooral optimaal gebruiken van!

Bron:Publicatiedatum: 29 april 2022
Meer info? Kom in contact
Meer informatie?

Neem dan contact met ons op!

T   030-2819300
E   info@task.nl

Top