De bewezen waarde van innovatieve productcontracten

Foto: Aanleg van de Beneluxtunnel in 1964 (https://beeldbank.rws.nl, Rijkswaterstaat / Afdeling Multimedia Rijkswaterstaat)

De Vervanging & Renovatie (V&R)-opgave is een enorme uitdaging voor de gehele Nederlandse markt. In de eerste twee delen van deze serie beschreven we, dat er meer ruimte moet worden gecreëerd in de manier waarop opdrachtgever en marktpartijen kunnen samenwerken binnen de V&R-opgave. Voor de levering van diensten zien wij kansen als het gaat om het optimaal gebruik maken van de expertise en beschikbare capaciteit uit de markt. Daarom zoomen wij in dit artikel in op het werken vanuit een resultaatsverplichting door middel van Innovatieve Productcontracten. Hoe kan de opdrachtgever de voorliggende opgave slimmer organiseren?

Dit is het derde artikel van onze artikelenreeks over de V&R-opgave. Lees ook de andere artikelen terug: #1 “De enorme uitdaging van de V&R-opgave” en #2 “Nieuwe vormen van samenwerking in de V&R-opgave”.

Behoefte aan innovatie

Vanwege de hoge ambities, de omvang en aard van de werkzaamheden is innovatie in de V&R-opgave absoluut noodzakelijk. De tijd begint te dringen waardoor we alle slagkracht moeten inzetten om een versnelling teweeg te brengen. Enerzijds is er behoefte aan technische innovatie en anderzijds is er behoefte aan innovatie op het procesmanagement.

Technische innovatie is nodig omdat de assets (sluizen, bruggen, tunnels) decennia geleden zijn gebouwd, met de technieken van toen. Maar wat waren die technieken precies? En met de materialen van toen, maar is precies bekend welke materialen toen zijn gebruikt? De kunstwerken zijn gemaakt in een tijd dat alles nog op papier werd vastgelegd en ICT nog niet bestond. Daarnaast spelen er tegenwoordig thema’s als duurzaamheid en circulariteit. Het is mooi om te zien dat de technisch georiënteerde marktpartijen nadenken over deze technische innovaties.

Ons beeld is dat de aandacht voor innovatie op het procesmanagement onvoldoende aandacht krijgt. Terwijl wij bij onze opdrachtgevers een toenemende behoefte signaleren aan frisse denkers die het complexe organisatorische vraagstuk anders aanvliegen. De winkel moet gewoon open kunnen blijven tijdens de verbouwing en leereffecten van het ene project wil je meenemen naar het andere. En dan het liefste allemaal in een hoog tempo. Opdrachtgevers merken dat de huidige processen en procedures niet meer aansluiten op deze behoefte. Het werk moet efficiënter en effectiever. Wat ons betreft de hoogste tijd om nog meer de denkkracht van de markt hierop los te laten.

Innovatieve productcontracten

Opdrachtgevers geven aan dat het van cruciaal belang is dat zij te allen tijde in control zijn als het gaat om het integraal projectmanagement. Traditioneel organiseren opdrachtgevers dit door het procesmanagement inhoudelijk aan te sturen en op losse onderdelen extra capaciteit in te huren. Gelet op de grote opgave - en daardoor de behoefte aan innovatie – is dit model niet meer toereikend. Opdrachtgevers dienen focus te leggen op kerntaken en zoeken marktpartijen die de denkkracht hebben om de ambities waar te maken. Dit vraagt om het mobiliseren van de denkkracht van een gehele organisatie in plaats van een losse adviseur. Van een inspanningsverplichting in de vorm van detachering naar een resultaatsverplichting in de vorm van de levering van producten. Vanuit TASK denken wij dat innovatieve productcontracten kunnen helpen in het waarmaken van deze ambities. De levering van diensten in de vorm van producten bestaat natuurlijk al lang. Daarom leggen wij hieronder uit wat er dan toch zo innovatief is.

Onder innovatieve productcontracten verstaan wij: het leveren van diensten voor een vaste prijs op basis van doelstellingverplichting. Dit moeten we natuurlijk even uitleggen. Het idee hierbij is dat alle producten, die een marktpartij in een bepaalde periode maakt, moeten bijdragen aan het behalen van de afgesproken doelstellingen. Dat klinkt logisch. Echter in de praktijk merken we nog vaak dat de nadruk ligt op de vraag “maak een x aantal van deze producten” i.p.v. de vraag “lever mij de relevante producten die ik nodig heb om in control te zijn”. Wij denken dat door de eerste vraag je als opdrachtgever niet optimaal de denkkracht van de marktpartij benut. Je hebt immers zelf al bepaald wat de beste oplossing is, namelijk het setje producten. Wij zijn er van overtuigd dat de tweede vraag ertoe leidt dat een marktpartij veel meer wordt uitgedaagd om met innovatieve oplossingen te komen. Het gaat namelijk niet meer zozeer om de kwantiteit maar om het nut van het product en daarmee de impact op de doelstellingen. Een voorbeeld uit de praktijk om dit te illustreren:

Stel; er is binnen het project behoefte aan stakeholdermanagement. Dan zou de traditionele vraag bijvoorbeeld kunnen zijn: Voer 10 stakeholdergesprekken in 4 maanden. Klinkt natuurlijk lekker SMART en je weet zeker wat je krijgt. De vraag is alleen of je kunt zekerstellen met deze 10 producten of je in control bent. Is het niet veel relevanter om aan de marktpartij te vragen hoe zij er de komende 4 maanden voor zorgen dat er een tevreden omgeving is? In dat geval zou het kunnen zijn dat deze partij een andere aanpak kiest dan dat je zelf op voorhand had kunnen voorzien. Op deze manier ben je als opdrachtgever niet alleen in control, maar word je ook nog eens ontzorgd.

Flexibiliteit nodig voor de V&R-opgave

In de typerende omstandigheden die gelden bij de V&R-opgave moet je als opdrachtgever flexibel kunnen opereren. Het moet mogelijk zijn de benodigde inzet van experts en adviseurs in de IPM-teams te kunnen aanpassen aan de regelmatig veranderende realiteit.

Geert Kotter, directeur van TASK: “Je zou het kunnen vergelijken met zeilen. Je hebt twee soorten zeilers: Degene die vooraf precies wil weten wat de route is, een gedetailleerd plan schrijft waarin precies staat beschreven op welk moment welke handeling moet worden gedaan om veilig aan te komen in de haven van bestemming. En degene die onderweg de koers aanpast, rekening houdend met nieuwe inzichten en de boot tussen alle hindernissen door stuurt naar dezelfde haven van bestemming. Bij welke stuurman zou u het liefste aan boord stappen?”

Juist door het aanbieden van nieuwe, innovatieve productcontracten, die naadloos aansluiten bij de behoefte van de IPM-teams van de opdrachtgevers ontstaat er ruimte voor nieuwe oplossingen. Oplossingen, die ervoor zorgen dat we de beschikbare capaciteit van het IPM-team zo efficiënt en effectief mogelijk in kunnen zetten. Op het juiste moment. Daar is flexibiliteit binnen het contract voor nodig. De sector moet niet harder werken, maar vooral slímmer. Het innovatieve productcontract, waarin niet de details van het contract, maar de doelstellingen en het resultaat leidend zijn, is zo’n slimme oplossing.

Proof of concept in omgevingsmanagement

Het innovatieve productcontract, waarin doelstelling en resultaat leidend zijn, is een oplossing die zijn waarde al bewezen heeft op het programma Schiphol-Almere-Amsterdam (SAA) bij Rijkswaterstaat. Het programma SAA is het grootste wegenprogramma van Rijkswaterstaat. Op dit traject verbetert Rijkswaterstaat de doorstroming, reistijd en leefbaarheid in deze economisch belangrijke regio. TASK is – in nauwe samenwerking met Balance - sinds maart 2017 verantwoordelijk voor het eerste grote productcontract voor Omgevingsmanagement, namelijk Verkeersmanagement en Ondersteuning Omgevingsmanagement (VOO) bij Rijkswaterstaat. Het productcontract Schiphol-Almere-Amsterdam (SAA) Omgevingsmanagement was het eerste in zijn soort en toonde zich gedurende het project uitermate efficiënt en effectief.

Optimale samenwerking binnen productcontracten

Innovatieve productcontracten leveren zo een belangrijke bijdrage aan het vergroten van het reservoir van gekwalificeerde adviseurs in de sector. Een open, onderzoekende houding bij opdrachtgevers en marktpartijen voor de inzet van innovatieve productcontracten zal bijdragen aan het succes van de sector. Het productcontract maakt het slim en flexibel inzetten van deze beschikbare capaciteit en het vergroten ervan mogelijk, en stelt de sector in staat om de komende jaren met elkaar de gigantische V&R-uitdaging te zullen klaren.