SOCIAL TASK

"De projectbeheerser is een Haarlemmerolie"

Projectbeheersing is in 2020 nog altijd een vak in ontwikkeling. Wat is de rol van projectbeheersers in grote projecten? Zijn er nog belangrijke ontwikkelingen binnen het werkveld? Daarover – en meer - gaan we in gesprek met Dennis de Kok. Nadat hij jarenlang zelf werkzaam is geweest als projectbeheerser van grote projecten voor onder andere ProRail en Rijkswaterstaat, is hij nu Business Manager Projectbeheersing bij TASK. Met zijn team ontzorgt hij klanten van TASK in hun projecten op het gebied van projectbeheersing.

Door: Daan Bardie | daanbardie@task.nl | Geschatte leestijd: 6 minuten

Dennis, graag wil ik jouw blik op projectbeheersing toetsen met een drietal stellingen. De eerste luidt: “Projectbeheersing is pas zichtbaar als het ontbreekt”.

“Projectbeheersing is zeker zichtbaar als het ontbreekt! Maar ik ben het niet eens met de stelling. Projectbeheersing binnen projecten is het vinden van een balans tussen planning, kosten, scope en kwaliteit. Het is het tijdig herkennen van trends en ontwikkelingen en daar de gevolgen van kunnen overzien. Het is het beperken van risico’s en het benutten van kansen. Gevolgen voor het project worden erkent en inzichtelijk gemaakt. Daardoor kan de projectbeheerser maatregelen voorstellen voor het beheersen van de risico’s en kan hij bijdragen aan het afronden van het project binnen de genoemde elementen scope, planning, kosten en kwaliteit. Andere projectteamleden, zoals bijvoorbeeld de omgevingsmanager, contractmanager en technisch manager, hebben voornamelijk hun focus op de beheersing binnen hun eigen domein. De projectbeheerser verbindt de verschillende disciplines en faciliteert en bevordert kennisdeling binnen projectteams. Hij is een soort ‘Haarlemmerolie’ binnen het project en gaat als een saté-prikker door alle projectprocessen heen. Naast de projectdoelen, staat er in het projectplan beschreven aan welke kwaliteit het project moet voldoen. Gezamenlijk met het projectteam bewaakt de projectbeheerser actief de gemaakte afspraken vanuit het plan. Door de waan van de dag worden deze namelijk wel eens uit het oog verloren. Kijk, iedereen doet impliciet aan projectbeheersing, maar door het er gezamenlijk over te hebben en te delen maak je het expliciet. Daar zit de kracht van projectbeheersing in wat mij betreft. Op die manier wordt projectbeheersing zichtbaar. Voor alle projecten is gedegen projectbeheersing van belang maar met name grote, complexe multidisciplinaire projecten is projectbeheersing onmisbaar geworden. De meerwaarde heeft zich al lang bewezen.”

Helder Dennis. Wat vind je van deze stelling: “Als je de rol van projectbeheerser moet omschrijven, dan is hij de politieagent van het projectteam”?

“Haha, als je het mij vraagt dan vind ik de vergelijking met een politieagent niet helemaal passend. Als ik de rol van projectbeheerser een naam moet geven, dan denk ik eerder aan ‘de luis in de pels’. De projectbeheerser jaagt de andere teamleden na op de gemaakte afspraken en hij faciliteert de verschillende projectbeheersprocessen binnen het projectteam om het project goed te laten verlopen. Uiteindelijk zijn alle projectteamleden gezamenlijk verantwoordelijk voor het realiseren van de projectdoelen. Als de verantwoordelijkheid niet wordt gevoeld door de andere projectteamleden, dan is het belangrijk dat de projectbeheerser daar het gesprek over aangaat. Als je bijvoorbeeld naar het IPM-model kijkt: dat is een conflictenmodel. De projectbeheerser faciliteert om in de conflicten het gemeenschappelijke doel voor ogen te houden. Mocht dat niet helpen, dan zal de projectbeheerser moeten opschalen.

"Als projectbeheerser moest je vroeger regelmatig 'missionaris werk' verrichten

Tien jaar geleden was de rol van projectbeheerser in het projectteam nog niet altijd erkend. Het was een vrij nieuw onderdeel in het projectteam. Ikzelf was in die tijd ook projectbeheerser en moest toen wel eens ‘missionaris werk’ verrichten. Dan ging ik naar een projectteamlid en die vertelde me dan dat hij geen tijd voor me had; “ik heb andere belangrijke zaken te doen”. Dan legde ik de meerwaarde van projectbeheersing uit en wat het inhield. Het is dan zaak om actief vooruit een aantal afspraken in te plannen en vervolgens de vinger aan de pols te houden. Ook in die tijd was de projectbeheerser dus een luis in de pels. Uiteindelijk maak je het project met zijn allen, maar je kunt wel zeggen dat de projectbeheerser met een kritische blik naar andere projectteamleden moet kijken.”

Tekst gaat verder onder de foto.



Dankje. De derde en laatste stelling luidt: “De projectbeheerser is het geweten van het project”.

“Ik zie een sterke overlap met de vorige stelling. De projectbeheerser is niet zozeer het geweten van een project, eigenlijk kun je stellen dat het hele team het geweten moet delen . De projectbeheerser is een echte facilitator. Hij verbindt de processen binnen een team en maakt inzichtelijk wat de huidige stand van zaken is op de eerder genoemde gebieden van planning, risico’s, kosten, scope en kwaliteit. Daarmee confronteert hij andere teamleden om de gevolgen van potentiële keuzes te laten zien. Bovendien bestaat ‘de projectbeheerser’ eigenlijk niet. Binnen het werkveld projectbeheersing zijn er verschillende rollen gedefinieerd, zeker als je kijkt naar het IPM-model. Te beginnen met de Manager Projectbeheersing. Hij heeft vaak beschikking tot een team van adviseurs op het gebied van: planning, risicomanagement, financiën en kwaliteit. Deze adviseurs zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit op elk hun eigen discipline. De adviseur planning, bijvoorbeeld, zorgt dat de discussie wordt gevoerd over het tijdspad van het project, de onderliggende mijlpalen en of deze nog realistisch zijn. Op basis van deze informatie kan het projectteam beslissen om versnellingsmaatregelen te nemen of juist te concluderen dat de projectmijlpalen moeten worden aangepast. Zo zorgen ‘de projectbeheersers’ samen ervoor dat het volledige projectteam discussieert over de juiste afweging op elke discipline. Zo wordt het project integraal beheerst. Daarmee kun je concluderen dat het geweten wordt gedeeld door het hele team.”

Oké, zijn er nog belangrijke ontwikkelingen binnen het werkveld projectbeheersing? En hoe speelt TASK daarop in?

“Binnen projectbeheersing zie ik verschillende ontwikkelingen! Om te beginnen, het valt me op dat het belang van projectbeheersing is veranderd: van ‘missionariswerk’ naar een volwassenstatus. Als projectbeheerser merk je dat je niet meer het belang van het werk hoeft toe te lichten. Het is tegenwoordig vanzelfsprekend dat hij aansluit bij alle belangrijke overleggen. Inmiddels is de projectbeheerser echt volwaardig lid van het projectteam. Een goede en logische ontwikkeling.

Verder zie ik dat we ander soort uitvragen krijgen van onze opdrachtgevers. Eerst waren de uitvragen vooral detacheringen, tegenwoordig zien we steeds vaker uitvragen op basis van producten. Rijkswaterstaat is daarmee begonnen. Andere overheden zien we nu langzaamaan volgen. In plaats van de inhuur van een adviseur risicobeheersing, krijgen we nu de vraag voor het leveren van producten op het gebied van bijvoorbeeld risicobeheersing. Een positieve ontwikkeling voor alle partijen. Een belangrijke voorwaarde van een productcontract is dat de projectbeheerser en/of adviseur onderdeel van het team blijft. Een nauwe samenwerking met de opdrachtgever is bevorderlijk voor de kwaliteit van de te leveren producten. Bij TASK geloven we dan ook in ons credo “Producten werken niet samen, mensen wel”. Het belangrijkste verschil van producten tegenover detachering is dat het risico bij de marktpartij ligt. Wij schrijven in op de productcatalogus van de opdrachtgever. Door deze contractvorm worden we uitgedaagd om efficiënter te werken zonder dat de afgesproken kwaliteit daaronder lijdt. Zo kunnen wij scherper inschrijven. Dat leidt uiteindelijk tot een win-winsituatie voor zowel opdrachtgever als marktpartij.

"Partijen moeten meer ruimte maken voor een creatief aannamebeleid bij de selectie"

Een andere ontwikkeling is de introductie van ISO 31000 norm op het gebied van risicomanagement. Doel van deze norm is dat er generieke richtlijnen ten aanzien van risicobeheersing zijn afgesproken. Hierdoor wordt er kundig en uniform aan het proces risicomanagement gewerkt. Dit zorgt dan weer voor een kwaliteitsslag op het gebied van risicomanagement. Om onze kennis op peil te houden stimuleren we onze adviseurs om zich te scholen naar de laatste ontwikkelingen op de markt. Het is belangrijk dat de markt blijft investeren in ontwikkelingen, zoals de ISO 31000, die organisaties en projectteams helpen om effectiever projectbeheersing/risicomanagement uit te voeren.

Als laatste zie ik een toenemende schaarste op de arbeidsmarkt. Ook wij, als marktpartij, ervaren de krapte. Als werkgever is het in deze tijd zaak om jezelf zo aantrekkelijk mogelijk aan te bieden. Wij willen vooral mensen binden en boeien. Door op het hoogste niveau raamovereenkomsten aan te gaan met interessante opdrachtgevers, kunnen we onze eigen medewerkers uitdagende klussen aanbieden. Denk hierbij aan samenwerkingen met ProRail, Rijkswaterstaat, Provincies, Waterschappen en TenneT. Daarnaast geloven wij erin dat de markt meer ruimte moet maken voor een creatief aannamebeleid bij de selectie. Om de krapte op de arbeidsmarkt te omzeilen, moeten we met zijn allen – zowel opdrachtgevers als marktpartijen – durven investeren in alternatieve oplossingen, zoals zij-instromers en junior professionals. Een persoon met de juiste motivatie en competenties kan een perfecte match zijn op een opdracht, ook al mist hij de aantoonbaarheid op zijn cv."


Heeft het Coronavirus nog een effect gehad op de werkzaamheden van TASK?

In deze bijzondere tijd mogen wij van geluk spreken dat onze publieke opdrachtgevers het werk laten doorgaan. De overheid vindt het belangrijk dat grote bouw- en infraprojecten niet stil komen te liggen. Deze zijn erg belangrijk voor de Nederlandse economie. Je hoort hier en daar zelfs geluiden dat projecten naar voren zijn gehaald omdat de wegen nu leger zijn dan normaal. Hierdoor hebben wij relatief weinig last van Corona. Ook de werkzaamheden van ons en onze projectconsultants lenen zich prima voor het werken op afstand. Wij krijgen nog steeds mooie uitvragen en uitdagende projecten op ons pad! Daarom zijn wij onverminderd op zoek naar interessante kandidaten die willen werken aan de opdrachtgeverszijde van projecten in de markten Mobiliteit, Water, Ruimte en Energie!

Team Projectbeheersing

Dennis is business manager van team projectbeheersing binnen TASK. Een team met acht projectbeheersers waarin kennis en ervaring van verschillende projecten wordt gedeeld. Samen richten zij zich op complexe projecten en programma’s bij diverse publieke opdrachtgevers, zoals Rijkswaterstaat, ProRail, provincies, waterschappen, gemeenten en nutsbedrijven (o.a. TenneT). Zie jij het ook zitten om als projectbeheerser voor TASK aan de slag te gaan? Wij zijn op zoek naar verschillende mensen!

Vacature Adviseur Projectbeheersing >

Bron:Publicatiedatum: 19 mei 2020
Aanmelden TASK Nieuwsbrief
Meer info? Kom in contact
Meer informatie?

Neem dan contact met ons op!

T   030-2819300
E   info@task.nl

Top