Foto v.l.n.r.: Remco van Prooijen (TASK), Ludo Hennissen, René de Boer (beiden Rijkswaterstaat).

Een terugblik op waar het allemaal begon, de credo van TASK: “producten werken niet samen, mensen wel”. De samenwerking tussen Rijkswaterstaat en TASK is onlangs verlengd. We bespreken de aanleiding, geleerde lessen en kansen in het verschiet. We gaan in gesprek met de Projectmanager en de Projectcoördinator van het productcontract Contractadvisering over ZN-A-Wegen in Zuid Nederland: Ludo Hennissen en René de Boer van Rijkswaterstaat.
Door: Daan Bardie | E-mail: daanbardie@task.nl | Geschatte leestijd: 9 minuten

In 2017 heeft TASK, met ondersteuning van Lievense, ingeschreven op een aanbesteding van Rijkswaterstaat om advisering van Contractmanagement productmatig uit te voeren. Dit betreft een pilot, aangezien contractadvies niet eerder is uitgevraagd in productvorm van deze omvang. Deze Pilot vindt plaats voor het cluster ZN-A-Wegen. Hier worden de onderhoudscontracten voor snelwegen in Zuid-Nederland voorbereid en uitgevoerd. Begin 2018 is deze pilot gegund aan TASK. Tot ons genoegen is het contract al met een jaar verlengd. Tijd om eens na te gaan hoe de samenwerking vanuit Rijkswaterstaat wordt ervaren. Wat is er gebeurd het afgelopen jaar? Wat was de verwachting van Rijkswaterstaat bij deze pilot en wat is daarvan terecht gekomen? Wat zijn de belangrijkste lessen en hoe kunnen we in de toekomst nog efficiënter te werk gaan?

Het juist omschrijven van producten

“Terughoudend”, zo noemt Projectmanager Ludo Hennissen zijn houding vóór de aanvang van het productcontract contractadvisering, “van inhuur naar productcontract was even schakelen. Bij inhuur hadden we veel flexibiliteit om mensen te sturen om opdrachten uit te voeren. En bij het productcontract heerste op dat vlak toch een bepaalde onzekerheid. Hoe gaat dat met de flexibiliteit die we hadden in de inhuurcontracten? Krijgen we de dingen die we verwachten bij een bepaald product? Kunnen we nog kneden, als we het niet eens zijn over een product, kunnen we nog bijstellen? Op basis van ervaringen met productaanbestedingen bij andere disciplines, zoals de landelijke uitbesteding van projectbeheersing, waren we in eerste instantie heel erg afwachtend. De ervaring was dat de producten te strak omschreven waren, dat leidde tot weinig flexibiliteit. Er kwamen mensen voor ons werken en die waren heel erg gericht op de omschrijving van het product, dus er staat omschreven wat ze moeten leveren en dat leveren ze. Ze waren niet meer in afwachting van wat een teamlid aangaf en dat paste op bepaalde vlakken niet met elkaar. Dat matchte niet. Daarom was ik in eerste instantie wat terughoudend voor aanvang van het productcontract contractadvisering. Het was toch wel een zorg van wordt het wel een goed omschreven product met de juiste kwaliteit van levering die je ook in drie jaren verwacht van elkaar?”

Ook Projectcoördinator René de Boer legt mij uit dat het juist omschrijven van de producten een belangrijke start is van het productcontract: “Op een gegeven moment werd er bij ons capaciteit van de werkvloer afgehaald. Dat had eigenlijk het gevolg dat we de werkzaamheden van die mensen middels een product op de markt moesten zetten. Dus het was belangrijk om te inventariseren wat die mensen voor activiteiten deden om te komen tot een goede productformulering. De focus is toch dat je alles wat die mensen deden in hun rol, terugkrijgt middels een product. Minimaal. En alles wat meer is, dat is mooi meegenomen. Toch wil je de werkzaamheden van al die mensen formuleren tot een beperkt aantal producten, wil je dat beheersbaar maken. Een hele uitdaging, ook omdat we te maken hadden met een pilot. Wij waren de eerste die producten in de markt zetten op het gebied van contractadvisering.”

Tekst gaat verder na de foto.

Foto: De verlenging van het productcontract werd feestelijk gevierd met een stuk taart.

Producten werken niet samen, mensen wel

“Toen die producten er eenmaal lagen”, vertelt René, “hadden we wel een beeld van ‘oeh, je vraagt iets en je krijgt iets’. Dus wat je niet vraagt, krijg je ook niet. Snap je? Wat bij ons heel belangrijk was, is de functionaliteit die we hadden bij inhuurcontracten, waarbij je mensen in de breedste zin van het woord werk kon laten doen, dat je die flexibiliteit ook terug kreeg middels de producten”. Ludo legt uit dat zijn zorgen hierom weggenomen waren na de gunning aan TASK: “Ik werd wel enthousiast van de inschrijving van TASK. Hun slogan is ‘Producten werken niet samen, mensen wel’. Voor mijn gevoel maakte ik kennis met een nieuwe samenwerkingsvorm. Wat ik eerst heel erg zag van inhuur-flexibel tot product-star, ervaarde ik nu toch anders. Een soort tussenslag. Er zat wel degelijk een stukje flexibiliteit bij! De mensen die vanuit TASK aan de producten werken, sluiten gewoon aan bij ons team. Niet op afstand. Ze zijn aanwezig bij teamoverleggen, bij teamactiviteiten zelfs, ze voelen zich betrokken bij het geheel. En dat maakte voor mij van, ja, dit is de sleutel om samen productie te draaien, om samen verantwoordelijkheid te nemen en dingen te gaan realiseren”.

“Het draait om de communicatie van mensen en niet van product met mens”

Ook René hamert op het belang van betrokkenheid bij het project: “Je moet samen integraal in die projecten bezig zijn. Wil je producten kunnen maken, moet je ook de juiste projectinformatie hebben. Als je niet in het project betrokken bent, kun je ook niet tot inhoudelijk goeie producten komen. Het afgelopen jaar zijn we hier enorm in gegroeid. In het begin hebben we de samenwerking wel even moeten vinden. Die producten zaten ons eigenlijk een beetje in de weg. We waren te strak op die producten aan het sturen, met planning en dergelijken. Daar zag je dat het best wel wat wrijving gaf. Op een gegeven moment is dat toch veranderd. Doordat we het samen daar regelmatig over hadden, zijn we tot een samenwerking gekomen waar we ook onze meerwaarde kunnen inbrengen. Dat is wel gebeurd omdat we er samen echt voor open stonden, het constant over hadden en het belang er ook van inzagen”. René benadrukt nogmaals het belang van de binding van de adviseurs van TASK: “Zij moeten volwaardig onderdeel zijn van het team. Dat ze op producten beoordeeld worden is voor ons niet van belang. Op de werkvloer is juist die samenwerking, de communicatie van mensen en niet van product met mens”.

Het werken met een x-aantal producten ervaarde René in eerste instantie als een belemmering: “Bepaalde zaken kon je gewoon niet binnen de producten regelen. Want het probleem is toch: alles wat we uitvragen of in ieder geval wat TASK uitvoert, moet aantoonbaar middels een product in de rapportage komen. En daar zit vaak de uitdaging. Hoe onderbouw je het geleverde product? Om een voorbeeld te geven, TASK zit veel bij overleggen, zoals overleggen waar VTW’s doorgesproken worden. Daar hebben ze een inhoudelijke bijdrage. Heel nuttig. Maar hoe leg je dat nou vast binnen de producten? Want een overleg bijwonen kun je wel op een mailtje zetten, maar wat is het resultaat er nou van? Nu wordt daar een verslag met acties van gemaakt en dat is dan de aantoonbaarheid van zo’n product. Dus we hebben een weg gevonden, op een gegeven moment, om ook invulling te geven aan de wat moeilijkere producten. En dat is wel iets heel waardevols. Bovendien hebben we een heel mooi beeld van wat er allemaal aan acties is en TASK pakt ook actief de beheersing van die acties op zich, om te kijken dat iedereen die op een gegeven moment een actie heeft, de voortgang ook neemt. Dat is een hele mooie bijvangst van dit contract”.

De professional als adviseur

“Een samenspel”, dat is de relatie die René verwacht van TASK. Hij legt me uit dat ze van ons als opdrachtnemer veel meer verlangen dan sec het uitvoeren van de gevraagde producten: “Jullie zijn actief in alle contracten, jullie werken mee aan alle drie de percelen, jullie hebben een heel goed zicht op de behoefte die er bestaat op de werkvloer… Dat is ook wat we met het contract beoogd hebben, dat zag je ook in de uitvraag, we verwachten dat jullie met verbetervoorstellen komen op het gebied van contractbeheersing. En we verwachten dat TASK producten initieert. Dat jullie zien wat er noodzakelijk is, dat met ons communiceert en er vervolgens mee aan de slag gaat”. Volgens René maakt deze insteek van het contract de werkzaamheden ook veel leuker voor de medewerkers van TASK: “Je bent niet alleen maar op afroep productjes aan het draaien, maar je kunt als professional je meerwaarde leveren door zaken op de werkvloer te signaleren en daarop te anticiperen. En daardoor is het volgens mij ook veel uitdagender voor de TASK’ers die hier zitten, dat ze de ruimte krijgen om te adviseren. Als dat goed werkt, dan vul je elkaar aan. Dat is de behoefte van ons uit: een samenspel”.

“Wij verwachten dat TASK producten initieert”

Ludo onderschrijft deze behoefte en vult aan dat de samenwerking hierdoor geholpen is bij de inzet van een bepaald type personen: de professional. “Maar”, zo vertelt hij, “ze mogen ook op de achtergrond staan hè. Ik heb er zeker geen moeite mee als vanuit TASK mensen ingezet worden die willen leren of ontwikkelen. Als er maar van achter de schermen of er naast een stukje begeleiding, sturing of coaching zit”. Ludo vertelt enthousiast verder dat de bedrijfsfilosofie van TASK sterk aansluit op zijn denkwijze en de invulling van ZN A wegen: “Ik zie dat jullie willen investeren in mensen, maar ook in de kennis en kunde naar beide partijen toe. Doorgroeien en ontwikkelen en voor deze samenwerking specifiek, kijken of we contractmanagement kunnen professionaliseren. Dus voor jullie zelf, maar ook naar de opdrachtgever toe. Dat is ook wat we met ZN A wegen willen uitstralen: we willen leren van de dingen die we doen en we willen ook ontwikkelingen doorzetten. Daar hoort de mens-kant bij, maar zeker ook de organisatie-ontwikkelingen”.

Doorontwikkelen

René legt uit dat er nu een punt is bereikt in de samenwerking waarop beide partijen moeten gaan doorontwikkelen: “In het begin waren we veel tijd kwijt om dingen samen in te richten, maar nu loopt dat goed. En volgens mij, maken we nu stappen naar een stukje verbetering”. Hij vervolgt dat een kritische blik naar de producten belangrijk is: “Is het wel noodzakelijk om zaken zo diep uit te spitten? Als we ergens energie instoppen, dan moet het wel wat opleveren. Daar moeten we gewoon heel erg waakzaam in zijn. Je moet geen producten maken om mensen aan de gang te houden, want volgens mij ligt er genoeg wat uitgezocht kan worden wat wel toegevoegde waarde heeft. Daar moet je elkaar scherp in houden. En dat is ook de professionaliteit die we verwachten en krijgen van TASK. Dat ze niet producten draaien om de producten, maar dat ze ook stilstaan van waar ben ik mee bezig? Heeft het toegevoegde waarde? Als dat het niet heeft, gaan ze de discussie met ons aan! Dat wordt gewaardeerd”.

“Producten mogen… nee, moeten ook geld verdienen”

“Ik heb het belang dat deze samenwerking gaat slagen”, vertelt Ludo mij overtuigend, “En juist daarom mogen en moet TASK een normaal rendement kunnen draaien met dit productcontract. Als TASK onvoldoende rendeert, wordt er logischerwijs ook weinig geïnvesteerd in nieuwe ontwikkelingen. Dus we moeten gezamenlijk kijken hoe we dingen slimmer en efficiënter kunnen inrichten, zodat het voor beide partijen minder capaciteit kost. We moeten samen ergens naar toegroeien, dat het zowel voor de opdrachtnemers- als opdrachtgeverskant, dat het een logische invulling is. Dat is het fijne van deze samenwerking, er wordt altijd gesproken over het gezamenlijk belang. En als er knelpunten zijn, dan praten we daar over. Waar kunnen we iets voor elkaar betekenen? Mensen maken het geheel hè. Ik ben echt van mening dat TASK dit serieus neemt en ons maximaal wil helpen, begeleiden en faciliteren om contractmanagement te professionaliseren en dat juich ik toe. En dat kan dus ook prima in een productcontract”.

“Ons team wordt nu een totaal kleurenpalet”

“En ja”, vervolgt Ludo zijn verhaal, “ik zie nu dat de mensen van TASK écht onderdeel uitmaken van onze teams en ik vind dat wij nu het tweede en derde jaar kunnen doorpakken op het professionaliseren van contractmanagement. Want TASK is wel een kundige partij op dit gebied. Zij hebben veel ervaring met en kennis van andere landelijke projecten, groter qua omvang, dus daar zie ik ook een winst in. De mensen die nu van TASK bij het team komen zitten, zorgen voor het totale kleurenpalet waarin ook onze mensen meegetrokken of geklankbord worden over contractmanagement binnen ons cluster. En daardoor groeien naar een hoger niveau”.

Belangrijkste lessen vanuit OG

• Zorg ervoor dat de mensen die de producten maken, betrokken zijn bij het team van opdrachtgever;
• Haal een professionele organisatie binnen die nieuwe producten en/of werkwijze initieert als de situatie daar om vraagt;
• Stel het gezamenlijk belang centraal in de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer;
• Wees altijd kritisch over de relevantie van je producten! Als het geen toegevoegde waarde heeft: schrappen.