Projectbezoek: Stationsgebied Utrecht

Foto: TASK professional Ashna Bainathsah in de recent geopende fietsenstalling in Utrecht, samen met Jaap Dekker Business Manager Omgevingsmanagement bij TASK.

De vernieuwing van het Stationsgebied van Utrecht is in volle gang. Een groot en complex project in de binnenstad. Ashna Bainathsah, consultant bij TASK, werkt als projectbeheerser aan het project van de Gemeente Utrecht. Haar focus ligt op de deelprojecten Stationsplein Oost en Smakkelaarsveld. Hier ondersteunt ze de projectmanager en is ze o.a. verantwoordelijk voor de budgetbewaking. Afgelopen 7 augustus hebben Ashna en het projectteam een mooie mijlpaal bereikt! Het eerste deel van 's werelds grootste fietsenstalling is geopend. Een mooi moment om eens langs te gaan bij Ashna en het project.

's Werelds grootste fietsenstalling

Stationsplein Oost wordt de nieuwe schakel tussen Utrecht Centraal, Hoog Catharijne en de historische binnenstad van Utrecht. Er komen verschillende ruime looproutes die leiden naar de binnenstad. Op het nieuwe stationsplein en de aangrenzende bebouwing is plaats voor winkels en horeca met terrassen onder een transparant dak. Onder het plein komt de fietsenstalling, drie etages hoog met een capaciteit van 12.500 fietsen.

Foto: Jaap en Ashna voor de ingang van de nieuwe fietsenstalling. Op de achtergrond is ook de stellage van het nieuwe dak van Stationsplein Oost zichtbaar.

Maandag 7 augustus is het eerste deel van de fietsenstalling in gebruik genomen: er is nu plek voor ruim 6.000 fietsen. Ashna vertelt ons dat het daarmee de grootste fietsenstalling van Nederland is op dit moment. In fases wordt de capaciteit van de fietsenstalling uitgebreid, de komende maanden nog eens 1.500 extra plekken en uiteindelijk kunnen er eind 2018 wel 12.500 fietsen geparkeerd worden. “Dan hebben we de grootste fietsenstalling van de wereld in Utrecht!”, vertelt Ashna enthousiast, “Sinds de ingebruikname is er in twee weken tijd al bijna 30.000 keer een fiets gestald en dagelijks worden er zo’n 250 OV-fietsen verhuurd”.

Foto: overzicht van het grote aantal beschikbare OV-fietsen.

Financiële projectbeheersing

De bouw van het nieuwe Stationsgebied is een groot project. Het project is opgedeeld in verschillende deelprojecten met ieder een eigen ontwikkelaar en aannemer. De deelprojecten bevinden zich bovendien in verschillende fasen van uitvoering en kennen vele raakvlakken en afhankelijkheden. Dit maakt de financiële beheersbaarheid van het totale Stationsgebied erg complex. Bij het Stationsgebied Utrecht is de programmamanager Infra en Openbare Ruimte budgethouder en daarmee eindverantwoordelijk voor de financiële voortgang van het hele project. Elk deelproject van het stationsgebied heeft echter een aparte business case. Ieder deelproject heeft een eigen budgetbewaker; de projectmanager. De projectmanager wordt daarbij ondersteund door een projectbeheerser en een planeconoom. Daarnaast is er een projectcontroller die het overall beeld van de financiële voortgang in het Stationsgebied in de gaten houdt.

Foto: Ashna op haar werkplek in het Stadskantoor van Utrecht. Op de achtergrond is de Domtoren te zien.

Ashna bekleedt de rol van projectbeheerser Stationsplein Oost en Smakkelaarsveld. Ze ondersteunt de projectmanager bij haar dagelijkse werkzaamheden, de bewaking van het budget en ze levert de benodigde financiële informatie voor de maandelijkse voortgangsrapportage. Ashna concentreert zich vooral op de bewaking en actualisatie van de prognoses. “Voor de budgetbewaking maken wij gebruik van CLOXXS, een programma waarin alle beschikbare budgetten zijn opgenomen en worden afgezet tegen de prognoses”. Ashna legt uit dat ze nauw samenwerkt met de projectleiders in uitvoering en de directievoerder, “Zij geven mij inzicht in de uitvoeringswerkzaamheden die nog gaan komen en eventuele meerwerken die het project kan verwachten. Centrale vragen in mijn werk zijn: hebben we voldoende geprognotiseerd? Moeten we prognoses naar boven of beneden bijstellen? Waarom moeten we een prognose bijstellen? Waarom zijn bepaalde zaken niet eerder voorzien?”
Daarnaast kijkt Ashna samen met de planner naar het risicodossier en peilen zij maandelijks de stand van de risico’s en wat dit betekent voor de business case van het project. Belangrijke vragen hierbij zijn of de kans van optreden is gewijzigd, risico’s zijn opgetreden of zijn komen te vervallen en hoe zich dit verhoudt tot de risicoreservering (pot onvoorzien) in de business case.

Uiteindelijk wordt er maandelijks voor het Stationsplein Oost en Smakkelaarsveld een financiële voortgangsrapportage opgesteld. Samen met haar projectmanager bespreekt Ashna de rapportages met de Programmanager Infra en Openbare Ruimte. Hij is als budgethouder eindverantwoordelijk voor de financiële voortgang van het Stationsgebied Utrecht. De projectcontroller bundelt de voortgangsrapportages van alle deelprojecten tot één voortgangsrapportage van het Stationsgebied met een overall beeld van de financiële stand. De programmamanager bespreekt dit met het Hoofd Stationsgebied (directie). Het Hoofd Stationsgebied gebruikt deze stuurinformatie op zijn beurt weer voor de rapportage richting de wethouder. Het werk van o.a. Ashna levert dus uiteindelijk stuurinformatie op van projectniveau naar directieniveau tot het niveau van de wethouder en het gemeentelijk bestuur.

Foto: vanuit de werkplek van Ashna op het stadskantoor kijkt ze mooi uit over het project: o.a. het dak van Utrecht Centraal en in de verte ook Stationsplein Oost.

Foto: op de begane grond van de fietsenstalling is één van de grote pilaren zichtbaar die uiteindelijk het dak van Stationsplein Oost moet gaan dragen.

Foto: in het ontwerp van de fietsenstalling zijn verschillende slimme toepassingen bedacht. De groene strepen in de wand moet de fietser het signaal geven dat hij de juiste kant op fietst. Wanneer je de verkeerde kant op gaat, dan zijn er rode strepen zichtbaar.