Dilemma’s in ‘verstandshuwelijk’ D&C contract

Meer begrip, écht begrip, voor elkaars positie zou de verhouding tussen opdrachtgever en – nemer bij integrale projecten een stuk verbeteren. Gaat dat lukken op de inhoudelijke ontbijtsessie op 8 december? Drie hoofdrolspelers over afwentelen van risico’s, nemen van verantwoordelijkheden en de regels van het spel.

Koorddansen – zo noemt Geert Kotter, directeur TASK, het zoeken naar de balans tussen het vasthouden aan contractuele eisen van een project en het tegelijkertijd aftasten van de grenzen daarvan. ‘We kunnen aanbestedingsregels natuurlijk niet overboord gooien. Los van de wettelijke verplichtingen, heb je in elk project ook houvast nodig in de vorm van heldere afspraken. Tegelijkertijd ervaren we in de praktijk de betrekkelijkheid ervan. Want als je eenmaal begonnen bent, wil je naar dat contract eigenlijk niet te veel om willen kijken. Als je naar de letter van de gemaakte afspraken gaat werken, wordt het er vaak niet beter op. Partnership tussen opdrachtgever en –nemer, wat onmisbaar is voor het succesvol afronden van een project, is echter niet zo makkelijk aan de voorkant te concretiseren. Het is dus telkens zoeken naar wat voor het betreffende project werkt.’
Volgens Kotter geeft de Marktvisie al wat meer richting aan hoe we met alle partijen invulling kunnen geven aan complexe projecten, maar blijft het vooralsnog te abstract om toe te passen in de praktijk. ‘Hoe ga je het handen en voeten geven? Iedereen snapt dat goed samenwerken werkt, maar hoe ziet dat eruit als je tegen de eerste hobbel aanloopt? Als de opdrachtnemer bepaalde risico’s draagt, maar tegen een kostenplaatje oploopt. Als de projectmanager vanuit het bedrijf onder druk gezet wordt om aan de eindcijfers te denken? Als je als opdrachtgever merkt dat je bepaalde risico’s in de praktijk helemaal niet kúnt afwentelen op een marktpartij?’

Pragmatische aanpak

Over die en tal van andere vragen gaat de ontbijtsessie die TASK, Metro en Tram en Neerlands diep op donderdagochtend 8 december samen organiseren. Hoite Detmar, directeur Noord/Zuidlijn, zal de sessie openen. Volgens hem is het vooral zaak wat pragmatischer te zijn als het gaat om taken en verantwoordelijkheden verdelen tussen opdrachtgever en – nemer. ‘Als het gaat om integrale projecten, zouden wij als opdrachtgevers moeten realiseren dat we het altijd sámen met de opdrachtnemer. Dan maakt het uiteindelijk niet uit wat de contractvorm is, dan maak je die verdeling van taken en verantwoordelijkheden die logisch zijn. In het verleden hebben we bijvoorbeeld wel eens krampachtig omgevingsmanagement bij de opdrachtnemer willen parkeren. Maar wij kennen de stad, de geschiedenis, de mensen, de procedures. Dan moet je niet krampachtig vasthouden aan een model, maar doen wat het beste voor het project is.’

Verplaatsen in de ander

Daar is Maarten Reinking directeur Neerlands diep het mee eens. ‘Je moet het samen doen, maar hóe? Innovatieve contractvormen zijn niet het ei van Columbus bij het voorkomen van vechtrelaties. Zo is het nog steeds heel verleidelijk voor opdrachtnemers om laag in te schrijven, waardoor je na gunning problemen creëert. Ook is het enorm lastig als opdrachtnemer om vooraf alle risico’s goed te doorleven. Als ze in het contract vervolgens wel verantwoordelijk zijn voor de beheersing van die risico’s, ontstaan er al snel problemen en voelt de opdrachtgever zich genoodzaakt de teugels weer aan te trekken. Beter is het om in elke fase, vanaf het prille begin, met elkaar die risico’s te inventariseren en doorgronden. Hoe lees jij dit? Hoe kijk jij hier tegenaan? Dat is een continue proces, van begin tot eind.’ Goed risico management is dan ook essentieel met als vertrekpunt in de dialoog hierover die risico’s daar te leggen waar ze het best beheerst kunnen worden.
De Marktvisie geeft hier volgens Reinking al een goede aanzet voor met elkaar de dialoog aangaan. Een mooi inzicht waar professor André Doree van de Universiteit Twente mee kwam na een sessie van ons kernprogramma, waarin de dialoog met de markt centraal stond, was het onderscheid in rollen die de projectmanager in zich heeft: die van persoon, die van professional en die van de functionaris. Met name in deze laatste rol gaat het vaak knellen. Hier komen persoonlijke, project- en organisatiebelangen bij elkaar (*zie kader) Ik hoop dat we vanuit dit inzicht het gesprek op 8 december kunnen voeren.’
Volgens Hoite Detmar zijn het juist live kennissessies als deze die tot nieuwe inzichten kunnen leiden. ‘De ervaring leert dat je op sessies als deze soms in een paar uur problemen oplost waar je al tijden me worstelt. Want dan blijkt dat jouw unieke probleem, helemaal niet zo uniek is. De kennis van de aanwezige dertig, veertig of vijftig mensen reikt je nieuwe perspectieven en handreikingen aan. Die verrijking neem je mee terug in je eigen organisatie.’

KADER

Persoon, professional en functionaris

De drie gezichtspunten – de persoon, de professional en de functionaris – zijn in elke werksituatie aan de orde. De medewerker, de projectmanager, het teamlid, in functie zijn ze altijd persoon, professional en functionaris tegelijkertijd. In veel gevallen is de laag van functionaris de meest ingewikkelde en bepalende. Je vertegenwoordigt immers de belangen van jouw werkgever, moet je houden aan de regels, en wordt van je verwacht het “onmogelijke” waar te maken. Omdat die belangen en interne regels meespelen kan je niet vrij handelen, kan je niet alle informatie delen, kan je niet altijd transparant zijn. Bijvoorbeeld: Als persoon of professional wil je in een lastige situatie graag achtergrondinformatie delen. Als functionaris kan dat dan niet omdat die informatie tegen het belang van jouw werkgever gebruikt kan worden. Het samenwerken als functionarissen is daarom veel ingewikkelder dan het samenwerken als personen of professionals. Je kunt en wilt als personen en professionals samen tot een goede oplossing komen, maar als functionarissen kan je die risico’s niet nemen. Deel je die informatie wel, dan loop je als persoon het risico ontslagen of zelfs vervolgd te worden. Ergo: in een werksituatie is het gezichtspunt van de functionaris vaak het meest dwingend. Wat je persoonlijk wilt, wat je als professional het beste acht, is ondergeschikt aan wat van je vereist wordt in belang van jouw organisatie. Er zijn hele stafafdelingen om je daaraan te helpen herinneren. Voor de persoon kan de functionaris voelen als tegennatuurlijk en dwangbuis. Ieder van ons die werkt, kent deze spanning en de frustratie die eruit voort kan komen. Deze spanningen zijn systemisch; Ze zijn patroonmatig en komen voor uit de manier waarop het werken naar systematisch naar functies en processen georganiseerd is. In de boodschap van de Marktvisie ligt de nadruk op “de Persoon”. De persoon wordt aangesproken op beter gedrag. Met het ontwikkelen van methoden van samenwerking worden handreikingen geboden richting “de Professional”. De Martvisie biedt op dit moment relatief weinig extra handvatten en ruimte voor “de Functionaris”.

AANMELDEN KAN NOG; PRAAT MEE OP 8 DECEMBER

Bij het ochtendgloren, vanaf 7 uur ’s ochtends op donderdag 8 december, starten we met de bijeenkomst ‘Dilemma’s in een verstandshuwelijk’. Ben je werkzaam bij opdrachtgever óf opdrachtnemer en heb je te maken met Integrale projecten? Dan ben je bij deze bijeenkomst goed op je plaats! Aanmelden kan hier.

Hoeveel ‘liefde’ kan het verstandshuwelijk tussen opdrachtgever en opdrachtnemer binnen een integraal project hebben? Hoeveel vrijheid geef je elkaar? Op 8 december gaan ervaringsdeskundigen met elkaar in gesprek over dit onderwerp. De inleiding is in handen van Hoite Detmar, directeur Noord/Zuidlijn. De discussie wordt geleid door Rudolf Cremer Eindhoven (Neerlands diep) en zijn sidekick Hans de Koning van Max Bögl. Het belooft een levendige discussie te worden!