Overschrijdingen in tijd en geld zijn helaas maar al te vaak de realiteit in met name grote, langlopende projecten. TASK ontwikkelde samen met Projecticum een methode die uitgaat van de ‘drie-eenheid’ mens, systeem en werkwijze. Door met de juiste informatie pro-actief te sturen op budget is een project gedurende de hele rit in financiële zin volledig onder controle.
In projectbeheersing ligt de nadruk grotendeels op verantwoording, zegt Frank de Vos van TASK. ‘Veel inspanning gaat zitten in verantwoording, terwijl financiële sturing vaak onvoldoende georganiseerd is, merkten we. Door onvolledige en niet-actuele stuurinformatie ontstaan overschrijdingen die voorkomen hadden kunnen worden als ze op tijd gesignaleerd waren.’ Een nieuw financieel systeem alléén is echter niet de oplossing. TASK ontwikkelde samen met Projecticum een methode die uitgaat van de ‘drie-eenheid’ mens, systeem én werkwijze: TASK Budget Support & Control (TBSC). Projecticum ontwikkelde het systeem: CLOXXS, ‘Briljant in haar eenvoud’, aldus Frank de Vos. En TASK levert de mens achter het systeem. Frank de Vos: ‘Wij gaan uit van een complete aanpak, met de juiste mensen, tools en methode. De TASK-budgetcontroller verzorgt niet alleen de financiële bewaking en rapportages, maar organiseert ook alle processen die nodig zijn om pro-actief te kunnen sturen op budget en capaciteit. Zoals het actief informeren en adviseren van het projectmanagement, zodat waar nodig op tijd kan worden bijgestuurd. Zo vult de TASK professional het gat tussen de financiële administratie en het projectmanagement.’
In de praktijk
Inmiddels is het al weer een tijdje geleden dat TASK is begonnen met TBSC. In de tussentijd is er al een aantal consultants die dit toepassen op projecten waar wij werken. Bij Stationsgebied Utrecht deelproject Stationsplein Oost is TASK consultant Ashna Bainathsah de mens achter het financiële systeem CLOXXS. In een reactie laat Ashna weten dat CLOXXS een sterke signaalfunctie heeft: ‘Het systeem laat direct zien waar we over het budget heen gaan en waar we dus op moeten acteren’. Ze vertelt dat in haar werk CLOXXS een essentieel onderdeel vormt voor de beheersing van de financiën, ‘het mooie van CLOXXS is dat het niet alleen cijfers kan laten zien, maar dat het ook een dashboard en rapportage functie biedt om visueel in één oog opslag te zien hoe de businesscase zich ontwikkelt’. Hieronder vind je een overzicht van de projecten die met TBSC werken:
- Stationsgebied Utrecht: deelproject Stationsplein Oost. Bij dit project werkt TASK consultant Ashna Bainathsah met CLOXXS.
- Stationsgebied Utrecht: deelproject Westflank Zuid. TASK consultant Ancilla Verwey is actief op dit project.
- Provincie Fryslân: De Centrale As. Ook bij het grote project De Centrale As wordt TASK Budget Support & Control toegepast. Bij dit project zijn de TASK consultants Bernadine Hakvoort en Geralda Hokse de mensen achter het systeem.
Andere organisaties die met CLOXXS werken zijn bijvoorbeeld Spoorzone Delft (Prorail), Nieuw Thialf, Gemeente Amsterdam: Ombouw Amstelveenlijn en de gemeente Dongeradeel.
Foto: Sander Beenen van Projecticum (links) en Frank de Vos van TASK (rechts).
Bron:Publicatiedatum: 30 november 2015