SOCIAL TASK

TASK Today: SCB in de praktijk

Om een goedbeeld te schetsen hoe Systeemgerichte Contract Beheersing (SCB) wordt toegepastin de praktijk, nemen we TASK’er Eddy van der Ploeg onder de loep. Zijn huidigeproject is bij Rijkswaterstaat (RWS) Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO),West Nederland Noord. In de rol van Contractgemachtigde bij het clusterConstructies op het project Walradar Noordzeekanaal.




TASK'er Eddy van der Ploeg aan het woord

Rijkswaterstaat past SysteemgerichteContract Beheersing (SCB) toe op alle contracten waarvan de inkoop onderkwaliteitsborging plaatsvindt. Het uitgangspunt van SCB is dat elkeopdrachtnemer werkt met een gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem. Dathoudt in dat opdrachtnemer (bijvoorbeeld een aannemer) zelf de processenbeschrijft, risico's beheerst, tijdig problemen signaleert, passendemaatregelen neemt en dit hele proces regelmatig evalueert. Zo toontopdrachtnemer in elke fase van het project aan dat het geleverde werk voldoetaan de kwaliteitseisen. Op basis van het kwaliteitsmanagementsysteem van deopdrachtnemer kan opdrachtgever (RWS) het contract op afstand beheersen.

Om te kunnen beoordelen of deopdrachtnemer een goed functionerend kwaliteitsmanagementsysteem heeft, voertRWS elke toetsperiode een mix van toetsen uit bestaande uit systeem-, proces-en producttoetsen. Er zijn per kalenderjaar drie toetsperiodes. De uit tevoeren toetsen worden ingepland aan de hand van de contractrisico's van RWS diegevolgen hebben voor RWS en waarop opdrachtnemer invloed heeft. Aan het eindvan elke toetsperiode word aan de hand van een toetsevaluatie beoordeeld of hetwerk nog voldoet aan alle kwaliteitseisen. Ook beoordeelt RWS of opdrachtnemernog een goed functionerend kwaliteitsmanagementsysteem heeft.

Het toets- en betaalproces zijnonlosmakelijk met elkaar verbonden. Met de resultaten van de mix van toetsenwordt beoordeeld of de geleverde prestatie rechtmatig betaald kan worden. Alser sprake is van een tekortkoming leidt dit tot een volledige ofgedeeltelijke opschorting van betaling. De opschorting van betaling wordt pasopgeheven wanneer uit een hertoets blijkt dat de tekortkoming aantoonbaar isopgeheven. Als de tekortkoming geen invloed heeft op de betaalpost(en) diebetaalbaar gesteld moeten worden, kan er een prestatieverklaring afgegevenworden voor dat deel van de prestatie.

Mijn rol als contractgemachtigdebetekent dat ik continu bezig ben met welke risico's kunnen optreden engetoetst moeten worden. Naast het risicodossier is ook de planning van deopdrachtnemer zeer belangrijk. Aan de hand van de planning kun je beoordelenwelk risico wanneer kan optreden. De zogenaamde mix van toetsen (systeem-,proces- en product toetsen) kan daardoor continu veranderen door bijvoorbeeldonverwachte ontwikkelingen of nieuwe inzichten tijdens de uitvoering van hetwerk. Het signaleren van nieuwe risico's is daarbij zeer belangrijk. Dit doe jeniet alleen. Je stemt dit af met alle IPM-rolhouders en hun adviseurs. Daarnaastgeeft de beheerder van het areaal ook input in het risicodossier. Zij kennen devaarweg, sluis of brug waar het om gaat  tenslotte het best. Ook andere stakeholders,zoals in mijn project onder andere het Havenbedrijf Amsterdam, hebben daar eenaandeel in. Daar haal ik signalen op voor eventuele nieuwe risico's ofgewijzigde risico's. Daarnaast wordt het risicodossier regelmatig met onzeopdrachtnemer besproken. Zowel het risicodossier van opdrachtnemer, als hetrisicodossier van RWS. In deze sessies is het ook zeer belangrijk om goedebeheersmaatregelen te benoemen en te handelen zoals in de beheersmaatregel(en)omschreven staat als een risico optreedt.

SCB op de juiste manier toepassen metopdrachtnemer kan tot een dynamisch proces leiden en bevorderd een efficiënteen effectieve samenwerking. 

Daarnaast hebben wij Eddy van derPloeg gevraagd om als SCB professional zijn mening te geven over een aantalstellingen.


Stelling 1:

Opdrachtgever(OG) heeft baat bij SCB; het biedt transparantie en daarmee vertrouwen en demogelijkheid om gezamenlijk te kiezen voor Best for Project.
Wanneer SCB op de juiste maniertoegepast wordt door OG en Opdrachtnemer (ON) kan dit zeker leiden tot afgewogenkeuzes zodat je het Best for Project bewerkstelligt. SCB kan daarnaast eenpositief effect hebben op de processen van ON door de PDCA (Plan Do Check Act)cyclus juist toe te passen. 

Stelling 2:

SCBoverkomt de Opdrachtnemer (ON); er is onvoldoende kennis en inzicht aanwezig;dit leidt tot conflicten en contractuele discussie.
Dit kan zeker voorkomen. ON heeft insommige gevallen nog moeite met SCB. ON is vaak gewend om pas na te denken alseen risico zich voordoet. Met SCB worden beide partijen gedwongen om opvoorhand al na te denken over risico's die kunnen optreden. Dit vergt eenandere manier van werken. Je moet heel anders een project benaderen om de OG opde juiste wijze te ontzorgen. Denken in risico’s en in beheersmaatregelen die genomenmoeten worden om een optredend risico onder controle te houden. Dit betekent alvanaf de start van het werk, bijvoorbeeld tijdens de ontwerp fase risicosessieshouden om de risico’s te inventariseren en beheersmaatregelen te benoemen. Eenervaren Risicomanager zou dit proces heel goed kunnen uitvoeren. DeRisicomanager gebruikt dan de deelnemers om de juiste input te krijgen en isscherp op het juist formuleren van de risico’s en bijbehorendebeheersmaatregelen. 

Stelling 3:

SCB kan een administratieve last worden om tekunnen verantwoorden dat je risico's kunt managen in plaats van het managen vande risico's zelf. 
Een goedrisicodossier van OG is essentieel om SCB op de juiste wijze toe te passen. Hebje geen goede basis (risicodossier), dan maak je grote kans dat je de verkeerdeprocessen toetst. Daarnaast heb je vervolgens niet de juiste beheersmaatregelenom het risico zelf te managen als dat risico optreedt. Door de juiste kennisaan tafel te hebben tijdens de risico sessies, kun je voorkomen dat hetrisicodossier niet van de juiste kwaliteit is. Zo voorkom je dat SCB eenadministratieve last wordt.  


Bron:Publicatiedatum: 30 april 2015
Aanmelden TASK Nieuwsbrief
Meer info? Kom in contact
Top