SOCIAL TASK

TASK Today: TASK Budget Support and Control

Opdrachtgevers zijn van TASK inmiddels al meer dan vijftien jaar gewend dat we professionals leveren met een grote toegevoegde waarde in projectteams. TASK gaat echter een stap verder. En ontwikkelt complete producten waarin meedenken en ontzorgen centraal staan, zoals TASK Budget Support &Control (TBSC). Door met de juiste informatie pro-actief te sturen op budget is het project gedurende de hele rit in financiële zin volledig onder controle.

Overschrijdingen in tijd en geld zijn helaas maar al te vaak de realiteit in met name grote, langlopende projecten. In projectbeheersing ligt de nadruk grotendeels op verantwoording, zegt Frank de Vos van TASK. ‘Veel inspanning gaat zitten in verantwoording, terwijl financiële sturing vaak onvoldoende georganiseerd is, merkten we. Door onvolledige en niet-actuele stuurinformatie ontstaan overschrijdingen die hadden kunnen worden voorkomen.’ Een nieuw financieel systeem alléén is echter niet de oplossing. TASK ontwikkelde samen met Projecticum een methode dat uitgaat van de ‘drie-eenheid’ mens, systeem én werkwijze. Frank de Vos: ‘Wij gaan uit van een complete aanpak, met de juiste mensen, tools en methode. De TASK-budgetcontroller verzorgt niet alleen de financiële bewaking en rapportages, maar organiseert ook alle processen die nodig zijn om pro-actief te kunnen sturen op budget en capaciteit. Zoals het actief informeren en adviseren van het projectmanagement, zodat waar nodig op tijd kan worden bijgestuurd. Zo vult de TASK professional het gat tussen de financiële administratie en het projectmanagement.’


CLOXXS

Het is een logisch gevolg van het inspelen op de wensen van de markt, dat TASK services zoals TBSC levert, zegt Frank. ‘De vraag in de markt ontwikkelt zich, en TASK ontwikkelt daarin mee. We hebben voortdurend onze voelhorens in de markt en spelen in op de professionaliseringsslagen van onze opdrachtgevers.’ Zo richtte TASK een aantal jaar geleden haar organisatie in naar analogie van het IPM-model van Rijkswaterstaat. De teams zijn omgevormd naar de vijf rollen uit dat model. ‘Als eerste ging het team van het technisch management werken met System Engineerings, ontwikkeld door Rijkswaterstaat. Onze projectconsultants volgen dat model. Zo hebben we ook voor het risicomanagement gezocht naar een inhoudelijke invulling. Daarbij liepen we tegen adviesbureau Projecticum aan, dat een interessante tool heeft ontwikkeld voor financiële projectbeheersing, CLOXXS. Briljant in haar eenvoud, een simpel toepasbaar en uitermate effectief systeem, waar onze budgetcontrollers inmiddels mee werken.’

Meerwaarde

De samenwerking heeft inmiddels al geresulteerd in een aantal grote projecten waarin de meerwaarde van het dienstenpakket is bewezen. Frank: ‘De inbreng van TASK in de methodiek is de mens. Onze toegevoegde waarde is dat wij de professional leveren die het systeem toepast. Ook leiden wij mensen op om hiermee te gaan werken. De S van Support staat voor de mens waarmee uiteindelijk de effectiviteit van het systeem valt of staat. Met Control geven we aan dat het project daadwerkelijk wordt beheerst, in plaats van dat je dingen laat gebeuren of er een schijngevoel van beheersing bestaat. Met CLOXXS en de TASK Budgetcontroller ben je letterlijk in control, dat wil zeggen ontzorgd. Het financiële deel van het project is volledig afgedekt.’ Frank is er dan ook van overtuigd dat TBSC een gat opvult in de markt. Juist in projecten met meerdere partijen is het immers van belang dat er op tijd overzichtelijk is wie wat moet betalen, zodat de cashflow gegarandeerd blijft. Aanpassingen gaandeweg de rit leiden vaak tot grote problemen: als je sneller gaat moet er immers ook eerder geld zijn. Maar dat betekent dat óók de andere partijen mee moeten in het tempo. ‘Vaak lijkt een project onder controle. Maar doordat er niet op tijd bijgestuurd kan worden op de actuele feiten kom je in de problemen. In onze methodiek wordt de opdrachtgever hier volledig in ontzorgd, wat er ook op je pad komt gaandewg het project.’

Resultaten

Overschakelen op CLOXXS is niet zo ingrijpend als mensen vaak denken. Mensen zijn vaak geneigd vast te houden aan het bekende, eigen systeem. Maar CLOXXS ‘praat’ met alle bekende programma’s en is feitelijk een interface van gegevens die al opgeslagen zijn. Wat al vastligt wordt simpelweg ingelezen. De koudwatervrees van veel mensen begrijpt Frank. ‘Natuurlijk, iets nieuws betekent anders werken en de eenvoud van CLOXXS lijkt in het begin te mooi om waar te zijn. Maar op informatiebijeenkomsten blijkt telkens weer dat we elk voorbehoud kunnen wegnemen.’ Ook de resultaten in projecten spreken boekdelen. Daar is Frank blij mee, want the proof of the pudding is tenslotte in the eating. Spoorzone Delft werkt al langer met CLOXXS, evenals Prorail in Den Bosch. Straks gaat de renovatie van het Thialf-stadion van start, en voor de provincie Friesland gaan Projecticum en TASK met TBSC aan de slag voor de Centrale As. En de acquisitie draait op volle toeren. Frank: ‘We willen vooral referenties opbouwen. De gebruikers en de klant weten tenslotte het beste wat ze voor voordeel hebben aan onze systematiek.’

Bron:Publicatiedatum: 6 oktober 2014
Aanmelden TASK Nieuwsbrief
Meer info? Kom in contact
Top