TASK Today: "Wij zijn altijd up to date"

Sieds Hoitinga is programmamanager bij de Provincie Fryslân en verantwoordelijk voor grote structurele infrastructurele werken zoals de Centrale As. Hij is een van de eerste gebruikers van CLOXXS, het financiële beheersingssysteem dat is ontwikkeld door Projecticum. Sieds vertelt waarom CLOXXS precies aansluit bij de behoeften van provincie Fryslân.

‘Aan bestaande financiële administratiesystemen heb je niet veel als het gaat om financiële beheersing van een project. Daarom wordt er vaak gewerkt met spreadsheets en schaduwadministraties. Voor grote complexe projecten waar al snel honderd miljoen euro of meer mee is gemoeid, werkt dat simpelweg niet meer. Je mist voortdurend de aansluiting met wat de werkelijke financiele stand van het project.’

Beheersing

‘We hebben bij de provincie Fryslân nagedacht over de beste werkwijze voor financieel beheer van projecten en zijn op zoek gegaan naar een tool / instrumentarium om dat probleem aan te pakken. Vanaf 2003 zijn meerdere programma’s gebruikt en getoetst, maar het bleek dat we bij geen van deze systemen volledige aansluiting kregen bij de basisadministratie, waardoor bijvoorbeeld dubbele invoer van gegevens noodzakelijk was. Uiteindelijk dus niet geschikt. Zo kwamen we uit bij CLOXXS. : Een systeem dat goed blijkt te werken en aansluit bij de gewenste werkwijze voor profincie Fryslân. Dit systeem maakt via een directe koppeling met de moederadminsistratie gebruik van actuele informatie m.b.t. tot betalingen en verplichtingen. We zijn dus altijd up to date! We weten op ieder moment hoe het ervoor staat met de betalingen en de verplichtingen. We kunnen prognoses maken en scenario’s doorrekenen. Hiermee kunnen we, met andere woorden, werkelijk aan financiële beheersing doen van het project.’

Inzicht en prognoses

‘De belangrijkste toegevoegde waarde van CLOXXS zit voor mij dan ook in het feit dat we op ieder moment het juiste inzicht hebben in hoe het project er in financiële zin voorstaat, zowel per jaar als op het totaal en zowel voor uitgaven als voor inkomsten. De bekende administratiesystemen bieden dat inzicht niet. Daarnaast is het een simpel en intuitief instrument waarmee heldere prognoses gemaakt kunnen worden van de financiele stand bij afronding van het project: de zogenoemde prognose einde werk. We kunnen continu de thermometer erin steken en afwijkingen bewaken. CLOXXS biedt alles wat je aan prognoses nodig hebt en is altijd up to date met het moedersysteem.’

Implementatie

‘Maar met een systeem alleen ben je er nog niet. Financieel beheer vraagt om projectmanagement dat niet alleen op de techniek zit, maar zich ook verantwoordelijk voelt voor de financiële kant van het project. Implementatie binnen de organisatie is van cruciaal belang als je werkelijk wilt sturen op de financiën. Het systeem zelf is simpel, het werkt heel gemakkelijk en intuïtief. De grootste hobbel zit dan ook in de organisatie en de mensen zelf, het vraagt iets van je om daadwerkelijk anders te gaan werken.’