SOCIAL TASK

Invulling geven aan een moderne overheidsorganisatie

Per 1 januari 2014 fuseren de gemeenten Alphen aan den Rijn, Boskoop en Rijnwoude in een nieuwe gemeente van 106.000 inwoners midden in het Groene Hart. Schaal is echter geen doelstelling op zich, zegt Ab van der Schans, die als een van de kwartiermakers het fusieproces begeleidt. ‘De nieuwe gemeente wil dé centrumgemeente in de regio zijn, het bieden van excellente dienstverlening aan haar inwoners en bedrijven én een aantrekkelijk en moderne werkgever zijn voor haar medewerkers.’ Eén van de doelstellingen van de nieuwe gemeente is tot Beste Werkgever van Nederland te worden verkozen. 

In het gemeentehuis in Alphen aan den Rijn is het een drukte van belang. Naast het drukke dagelijkse gebruik vindt er een verbouwing plaats. Het stadhuis, een opvallend ontwerp van architect Erick van Egeraat, maakt ruimte voor de nieuwe medewerkers van de fusiegemeenten. Tegelijkertijd wordt dan het Nieuwe Werken verder geïmplementeerd. Ab van der Schans is naast kwartiermaker voor de fusiegemeente ook hoofd van het Ingenieursbureau en hij is verantwoordelijk voor de vernieuwing van het stadhuis. Alphen aan den Rijn is een moderne organisatie, zegt Van der Schans. Vier jaar geleden stapte hij over vanuit Rijkswaterstaat. Hij werkt met veel plezier bij zijn huidige werkgever. Ontwikkelen en veranderingsprocessen zijn dan ook een kolfje naar zijn hand. Van der Schans maakte de afgelopen anderhalf jaar als kwartiermaker deel uit van een ambtelijke werkgroep die de fusie zowel in processen als beleid heeft voorbereid. Na 1 januari zal de gemeente weer een flinke stap verder zetten in het proces van professionalisering. De gemeentelijke organisatie zal gaan werken als netwerkorganisatie, waarbij de verantwoordelijkheden laag in de organisatie worden gelegd en de directie stuurt op thema’s. 

Vertrouwen geven

Straks komen er 200 nieuwe collega’s bij in het stadhuis. Flexwerken bestaat al, maar wordt verder geïntensiveerd, waarbij de norm naar 0,7 gaat. Het flexwerken en de vernieuwing van de huisvesting zijn echter geen doelen op zich, maar onderdeel van het streven van de gemeente om een excellente werkgever te zijn. ‘Mensen binden, vertrouwen geven en goede werkomstandigheden bieden horen daarbij’, zegt Ab van der Schans. ‘Ja, we leggen de ambitie hoog, we willen onszelf het liefst bovenaan terug zien in het lijstje Beste Werkgever van Nederland!’ Voor zijn eigen afdeling, het Ingenieursbureau, zijn de veranderingen relatief beperkt. De gemeente Rijnwoude en Boskoop zijn te klein in omvang om een eigen ingenieursbureau te hebben. Pas bij een zekere omvang van een gemeente en bij grotere projecten, zoals nu de Máxima-brug in Alphen waar Van der Schans verantwoordelijk voor is, is het nodig om de verschillende specialisaties die daarbij voor nodig zijn, zelf in huis te hebben. Doordat het onderdeel beleidstaken van het Ingenieursbureau naar de afdeling Beheer zal verhuizen, heeft Van der Schans straks de leiding over een afdeling van zo’n 35 tot 40 man. ‘Ons werkgebied wordt natuurlijk wél een stuk groter in de nieuwe situatie.’

Sturen op risico

Met de veranderende rol van de overheid is Van der Schans op zoek gegaan naar de toegevoegde waarde van het Ingenieursbureau. Het Ingenieursbureau Alphen aan den Rijn is een ambitieuze afdeling die de regie voert over ontwerp, engineering en realisatie van projecten. Zij balanceert tussen politieke, maatschappelijke en technische uitdagingen. ‘We richten ons inhoudelijk op de conceptuele fase, de planontwikkeling, in projecten’, aldus Van der Schans. ‘Vervolgens gaan wij in de regie-rol, met goede projectleiders, die het geheel kunnen overzien. Zeker met grote projecten is dat cruciaal.’ Doordat er meer gewerkt wordt met nieuwe vormen van aanbestedingen en contractmanagement wordt sturen op risico’s voor de gemeente steeds belangrijker. Dat betekent meer geïntegreerd werken met systemen als Systems Engineering en systeemgerichte contractbeheersing. Ook het projectmatig werken staat stevig op de kaart bij de gemeente. Van der Schans: ‘TASK heeft ons geholpen met het verbeteren van de werkprocessen. Die zijn verder gesystematiseerd en geïntegreerder geworden. Processen zijn zorgvuldig ingericht: welke stappen neem je, welke producten zijn er in de verschillende fasen nodig, welke beslisdocumenten, wie is wanneer en waarvoor verantwoordelijk, wie beslist? Onze primaire werkprocessen worden nu ingericht rondom dergelijke vraagstukken. De relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer worden daarin goed geborgd. Ik ben erg blij dat we samen met TASK daarin stappen hebben kunnen zetten.’

Ontwikkelen

Alles bij elkaar gaat het om een forse professionaliseringsslag die de gemeente nu maakt. Echt een mooie uitdaging, zegt Van der Schans. ‘Ik vind het leuk om het samen met mijn medewerkers te doen en te ontdekken. Ik hou van ontwikkelen, dat inspireert me en geeft energie.’ Op de afdeling hebben de medewerkers deelgenomen aan ‘profile dynamics’, waarin de innerlijke drijfveren in beeld worden gebracht. Zo kan beter worden gekeken welke taken en opdrachten bij welke typen medewerkers passen. ‘Als het soort werk dat je doet aansluit bij waar je goed in bent, kom je in een flow en doe je je werk met plezier. Zo kun je ook beter teams en samenwerkingen formeren.’ Zelf zit Van der Schans aan de ‘gele’ kant van innovatie, mensen die houden van uitdagingen en problemen oplossen. Zijn ‘groene’ kant duidt op zijn voorkeur voor samenwerken en samen dingen oppakken.

Netwerkmodel

Het netwerkmodel dat Alphen aan den Rijn nu gaat invoeren werkt gemeentebreed, zegt Van der Schans. ‘Je hebt elkaar echt nodig. Je kunt niet meer als afdeling zelfstandig een job doen. De kracht is juist om de samenwerking te zoeken bij anderen: de kracht zit in het netwerken. En uiteraard kunnen dat ook externen zijn.’ Met TASK werkt Van der Schans al langer samen. TASK’er Martin Groen werkt inmiddels al meer dan twee jaar bij de gemeente als interim-projectleider, waar hij een ontwikkelingsprogramma voor de afdeling heeft opgesteld. ‘We willen toe naar een professionele organisatie, waarvan projectmatig werken de kern is. Martin heeft daar veel kennis van en ervaring mee, die heeft hij optimaal ingebracht in het ontwikkelingsproces. Ook fungeert Martin als ambassadeur voor projectmatig werken naar andere afdelingen toe. Onze afdeling fungeert binnen de gemeentelijke organisatie als opdrachtnemer, andere afdelingen zijn onze opdrachtgever. Wij willen ze graag helpen om hun rol van opdrachtgever zo goed mogelijk in te vullen.’

Klantgericht

De relatie met TASK omschrijft Van der Schans als zeer constructief. ‘Ik ervaar TASK als heel klantgericht. Wat ik ook erg positief vind, mijn contact Sanne Steensma van TASK is altijd veel breder geïnteresseerd dan de klus an sich. TASK is echt geïnteresseerd in de opdrachtgever, wil weten wat er speelt en wat er actueel is. Dat is een oprechte interesse, die TASK ook helpt om de juiste mensen te leveren.’ Van der Schans heeft een duidelijk beeld van de competenties die hij verwacht bij de mensen met wie hij werkt. ‘Ik verwacht een innovatieve, meedenkende houding. Ook moeten mensen in staat zijn om beweging en verandering tot stand te brengen, op een coachende manier. Je moet organische verandering kunnen organiseren. Daarvoor moet je uiteraard communicatief zijn, en overtuigend, mensen mee kunnen nemen. In zo’n rol is het van wezenlijk belang dat je je vakkennis inbrengt. Daarmee verwerf je draagvlak. Naast mensgericht zijn is het heel belangrijk dat iemand wel vast kan blijven houden aan de doelstellingen en de hoofdlijnen.’

Lerende organisatie

Weet je wat het leuke aan werken in Alphen aan den Rijn is, zegt Van der Schans als hij opstaat om naar zijn volgende afspraak te gaan. ‘We werken hier volgens het ‘Alphense model’, waarbij we voor alles vertrouwen geven aan onze medewerkers. We verwachten dat ze meedenken, hun verantwoordelijkheid nemen. Daarbij mogen fouten worden gemaakt, want dat hoort er bij. Vanuit vertrouwen willen we invulling geven aan het begrip van een lerende organisatie.’

Bron:Publicatiedatum: 16 december 2013
Aanmelden TASK Nieuwsbrief
Meer info? Kom in contact
Top